نصائح لتجنب الإجهاد الناتج عن الاجتماعات عبر الفيديو

نصائح لتجنب الإجهاد الناتج عن اجتماعات الفيديو

النصيحة

التوضيح

تقليل عقد الاجتماعات

- تقليل عقد الاجتماعات عبر الفيديو هو نقطة البداية للحد من الإرهاق الناتج عنها، فقبل التخطيط لأي اجتماع، يجب التفكير فيما إذا كانت المهام المحددة تتطلب اجتماعاً أم لا، وما إذا كان الفرد يستخدم اجتماعاته بالطريقة الصحيحة.

- إذا كان الغرض من الاجتماع هو مجرد مشاركة المعلومات وليس من المتوقع إجراء مناقشة أو حوار، فهذا يعني أن الفرد في غنى عن هذا الاجتماع، فقلة الاجتماعات لا تعني بالضرورة ضعف التواصل.

- يمكن التفكير في كيفية توصيل المعلومات بطرق أخرى كتسجيل مقطع فيديو أو مقطع صوتي، فمثلاً خيار تسجيل فيديو ورفعه على أحد منصات العروض التقديمية ومشاركته مع باقي الأفراد ليتمكنوا من مشاهدته في الوقت المناسب لهم سيكون أكثر كفاءة من كتابة بريد إلكتروني طويل.

- يجب أن تكون الاجتماعات ذات غرض واضح وتستهلك وقتاً أقل (45 دقيقة كحد أقصى)، يجب التأكد من ألا يتشتت انتباه الفرد عن الوقت إذا كان هو المضيف للاجتماع، كما يجب عليه تخصيص وقت للراحة بين الاجتماعات.
 

التحضير للاجتماع لتحقيق أقصى استفادة من الوقت

- غالباً ما يشعر الفرد بالارتباك من الاجتماعات لأنه لا يملك الوقت الكافي للتحضير لها.

- يعد إرسال الوثائق والتقارير قبل الاجتماع خياراً أفضل للتأكد من قراءة باقي الأفراد لها وجاهزيتهم لمناقشتها.

- من الضروري أيضاً التأكد من تدريب كل فرد في الفريق بشكل صحيح على اجتماعات الفيديو، ليس فقط من ناحية تعامله مع التكنولوجيا وإنما من ناحية التواصل بشكل فعال أيضاً، فكلا الأمرين من شأنه التسبب بمشكلات عديدة.

- في بيئة العمل المختلطة، من الضروري أيضاً التوصل إلى اتفاق حول كيفية إنجاز العمل، حيث يجب التأكد من أن جميع الاتصالات والمعلومات مرئية، سواءً بالمكتب أو عن بعد، ومحاولة الابتعاد عن تخصيص معلومات معينة لكل منهما على حدة.

- يتطلب ذلك مستوى أعلى من التوثيق والتركيز دائماً على السؤال عما إذا كان بإمكان الأشخاص الوصول إلى نفس المعلومات سواء كانوا في المكتب أو خارجه.
 

إخفاء العرض الذاتي على الشاشة

- كما لا يتجول الفرد أثناء تواصله مع الناس في الحياه الواقعية ممسكاً بمرآة ليرى بها الوجوه أثناء حديثه معهم، فلا حاجة له لتفعيل خيار العرض الذاتي على الشاشة.

- تسبب تلك الخاصية الكثير من التوتر وتشتت الانتباه أثناء المقابلات، وخصوصاً لمن يرون طريقة عرض مظهرهم للمرة الأولى، ويشار إلى هذا أحياناً بقلق المرآة.

- تحتوي معظم منصات مقابلات الفيديو على خيار يتيح للمستخدم إخفاء العرض الذاتي وإزالة صورته من على الشاشة دون إيقاف تشغيل الكاميرا، حيث يحتاج بعض الزملاء أحياناً إلى قراءة الإشارات غير اللفظية.

- يمكن أن يقلل النظر مباشرة إلى الكاميرا أثناء التحدث من الشعور بالرغبة في رؤية الفرد لذاته.