طرق لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

10 طرق لجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

الطريقة

الشرح

1- عقد اجتماعات أثناء المشي

- بدلاً من الجلوس في غرف مغلقة لمناقشة العمل، يمكن عقد الاجتماعات أثناء المشي، ونظراً لأن الاجتماعات قد يتم عقدها عدة مرات في الأسبوع، وقد يستغرق الاجتماع الواحد ما بين نصف ساعة وساعة كاملة، فإن عقد الاجتماعات بهذه الطريقة سيكون مفيداً للغاية لصحة الموظفين.
 

2- تحديد مدة معينة للاجتماع والالتزام بها

- وقت الموظفين ثمين، لذلك يجب تحديد مدة معينة للاجتماع بمعدل ساعة واحدة أو أقل، وإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد، حتى إذا لم تكتمل مناقشة جميع النقاط المطلوب مناقشتها.
 

- يمكن ذلك الموظفين من التخطيط بشكل أفضل ليوم العمل، كما سيجبر مخططي الاجتماعات على مناقشة الموضوعات والأمور المهمة فقط.
 

3- إعداد جدول أعمال الاجتماع وتوزيعه مبكراً

- من المهم أن يتم توزيع جدول أعمال واضح على الموظفين قبل الاجتماع بوقت كافِ، يتضمن هدف الاجتماع والنتائج المتوقعة، فسوف يساعد ذلك على إبقاء الاجتماع في المسار الصحيح.
 

4- تحديد مهام عمل
واضحة لما بعد الاجتماع

- ما من أحد يريد حضور اجتماعات غير مفيدة، إلا أن ذلك يحدث كثيراً بالفعل، ولتجنب حدوث ذلك ينبغي تحديد مهام كل شخص في الفريق، والوقت اللازم لإنجاز هذه المهام، حتى يسهل متابعة التكليفات والمهام، ويجعل الاجتماعات أداة فعالة ومثمرة.
 

5- إرسال التفاصيل بعد الاجتماع

- إذا ما تمت مناقشة العديد من التفاصيل المهمة خلال الاجتماع، من الضروري إعلام الموظفين أنه سيتم إرسال هذه التفاصيل لهم بعد الاجتماع، حتى لا يركزون على تدوين الملاحظات، ويتمكنوا من الانخراط بشكل أفضل في المناقشات الخاصة بالعمل.
 

6- تجنب الاجتماعات
غير الضرورية

- من المهم تجنب عقد اجتماعات من أجل إعلام الموظفين بمعلومات يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى، فمثل هذه الاجتماعات غير ضرورية.
 

7- بدء الاجتماع في الوقت المحدد

- يجب الالتزام دائماً ببدء الاجتماع في الوقت المحدد، وعدم السماح للمشاركين بالانضمام إلى الاجتماع إذا ما تأخروا أكثر من ربع ساعة، لأن إعلام أعضاء الفريق المتأخرين بما فاتهم خلال الاجتماع يعد إهداراً للوقت، كما أن الالتزام ببدء الاجتماعات في الوقت المحدد، سيجعل الموظفين يحرصون على القدوم في الموعد المحدد دون تأخير.
 

8- تحديد عدد
معين للمشاركين في الاجتماع

- تشجع الاجتماعات الصغيرة المزيد من الموظفين على المشاركة، لذلك من المهم تحديد عدد الأشخاص المشاركين في كل اجتماع، وجعل الاجتماع صغيراً بقدر الإمكان، من خلال دعوة الأشخاص المعنيين فقط بموضوع الاجتماع.
 

9- السماح للأشخاص
بالتغيب عن الاجتماع

- من المهم السماح للموظفين بأن يعتذروا عن حضور الاجتماعات دون فرض عقوبة على ذلك، أما إذا كان الاجتماع ضرورياً، فيجب التأكيد على أهميته، وفي حالة ما إذا كان لدى أحد الموظفين عذر يمنعه من المشاركة، فيمكن التحدث معه للتوصل إلى أفضل حل.
 

10- التأكد من مشاركة
جميع الأعضاء في المناقشة

- من المهم عدم السماح لعدد محدود من الأشخاص بالسيطرة على المحادثة، وإتاحة الفرصة لكل أعضاء الفريق للتعبير عن آرائهم، كما من المهم إدارة الاجتماع بكفاءة، وتجنب تكرار النقاط التي تمت مناقشتها من قبل.