خطوات لإجراء محادثات مثمرة بين فريق العمل

خطوات تساعد على إجراء محادثات مثمرة بين فريق العمل 

الخطوة

التوضيح

الاستماع من أجل الفهم  

- أكبر اعتقاد خاطئ حول التواصل الجيد هو أنه يتعلق بالتحدث بشكل جيد.

الأشخاص الأكثر قدرة على التواصل، هم الذين يستمعون ضعف ما يتحدثون، وهذا ما يساعد على فهم المشكلة من البداية.

- عادةً ما تكون المشكلة حول التفاصيل الصغيرة التي يمكن تجاهلها خلال التحدث علانية لأن التركيز ينصب بشكل أكبر على كفاءة الكلام مع إهمال النقاط المهمة.

- قد يتعلق الأمر بشعور الشخص الآخر بنقص الثقة أو عدم القدرة على الاندماج، ويصعب فهم ذلك دون الإنصات جيدًا.

- لذلك، فإن الاستماع بقصد الفهم يساعد على بناء الثقة وإشراك الجميع في عملية حل المشكلة.

طرح أسئلة للتوضيح   

- يوفر الاستماع البيانات المطلوبة لبدء المحادثة، ولتحقيق أفضل استفادة ينبغي طرح أسئلة ثاقبة تعكس مدى اهتمام المستمع بما يقوله المتحدث.

- تحفز الأسئلة الجيدة التفكير النقدي لدى المتحدثين والمستمعين، مما يجبر المتحدثين على إيجاد إطار محادثة يعمل على تبسيط الأمور ويدفع المستمعين إلى وضع المعلومات التي لديهم في الإطار المطلوب.

- لا بد من معرفة الأنواع المختلفة للأسئلة والاستراتيجيات اللازمة لجمع تلك الأسئلة.

مشاركة المنظور المختلف 

- الاستماع وحده يمكن أن يبني الثقة بين المتحدثين، ولكن لن يحقق الأهداف المرجوة.

- من الضروري البدء في مشاركة وجهات النظر المختلفة، بعيدًا عن كونها مسألة صواب أو خطأ.

- توفر تلك الخطوة فرصة لمقارنة الملاحظات وتحديد الأولويات مع القدرة على تحديد الفجوة بين وجهات النظر المختلفة.

تحديد الأولويات معًا

- إذا تساوت جميع وجهات النظر، تظهر مشكلة حول تحديد الأولويات.

تختلف الأولويات بناء على الأجندات الفردية أو جدول أعمال الفريق، بجانب الضغوط التي يواجهها أفراد الفريق.

- بسبب محدودية الوقت والموارد، يكون فريق العمل بحاجة إلى تحقيق بعض الأهداف في قائمة كل شخص من أجل الشعور بالإنجاز والتقدم.

- يعتمد تحديد الأولويات على المعايير المهمة لتحقيق الأهداف مثل الوقت والعائد على الاستثمار والقيمة الاستراتيجية وغيرها.

وضع خطة عمل جماعي

- بعد المرور بكل الخطوات السابقة، من حيث بناء الثقة من خلال الاستماع الجيد، وتحليل المشكلة بدقة اعتمادًا على الأسئلة، ومشاركة وجهات النظر لتحديد الأولويات، تأتي مرحلة وضع خطة عمل.

- من المهم موافقة جميع أفراد الفريق على الأهداف، والإجراءات التي يجب اتخاذها لتحقيق تلك الأهداف.

- وسيتبع ذلك تحديد الجداول الزمنية والمواعيد النهائية وقابلية قياس كل هدف ووضع طريقة لمتابعة التطورات.