5 تقارير لأنظمة نقاط البيع يحتاجها أصحاب الشركات

5 تقارير لأنظمة نقاط البيع يحتاجها أصحاب الشركات

النوع

الشرح

1- تحليلات عامة

أسهل طريقة للاستفادة من البيانات التي تجمعها أنظمة نقاط البيع، تتمثل في الحصول على تقرير يشتمل على ملخص عام وموجز للحالة الحالية للنشاط التجاري.

ويتضمن هذا التقرير معلومات مثل صافي المبيعات خلال فترة زمنية محددة، وتغير نسبة المبيعات مقارنة مع الفترات السابقة، وعدد المعاملات وإجمالي المعاملات والفواتير والنفقات.

ويساعد التقرير العام على معرفة المجالات التي تعاني من بعض المشكلات والعمل على حلها، كما تساعد على مشاركة المعلومات مع زملاء العمل الذين يحتاجون فقط إلى موجز بما يحدث، وليس تحليلات عميقة.

وتوفر بعض برامج أنظمة نقاط البيع تقارير عامة مدمجة، يُمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا.

2- المحاسبة

تقدم معظم أنظمة نقاط البيع ميزة التقارير المحاسبية، التي تتضمن معلومات تفصيلية عن الأصول والخصومات وودائع العملاء والمصروفات المستحقة.

يجب أن يكون صاحب الشركة قادرًا على تخصيص التقارير المحاسبية الخاصة به من خلال إدخال رموز دفتر الأستاذ العام، وتقسيم الحسابات إلى فئات محددة مثل الإيرادات والمبالغ المستردة.

3- تتبع المخزون

تساعد أنظمة نقاط البيع على تتبع المخزون، مما يُصّعب حدوث أي عمليات سرقة من جانب الموظفين، ويحد من إهدار المخزون.

ويتضمن هذا التقرير معلومات عن المخزون المتوفر وقيمته النقدية الإجمالية، وإذا حدث أي نقص في المخزون المطلوب فإنه يظهر في التقرير.

وهناك تقارير مخزون أكثر تخصصًا متاح في بعض الأنظمة، مثل تقارير المواد الخام المستخدمة  في المطاعم وشركات إنتاج الأغذية.

4- تتبع المبيعات والمدفوعات ومعلومات العملاء

معلومات المبيعات التي تتيحها أنظمة نقاط البيع من أهم المعلومات للشركات الصغيرة والمتوسطة، لأنها تساعدها على تحديد الطلب والحد من الخدمات والمنتجات غير الضرورية.

وتتضمن تقارير المبيعات معلومات عن كل سلعة تم بيعها، وموجز لأكثر وأقل السلع مبيعًا وإجمالي المبيعات وأوقات طلب السلع، وأكثر أنظمة الدفع شيوعًا.

كما تشمل العديد من تقارير المبيعات معلومات عن العملاء، والتي يمكن استخدامها لتحديد عدد العملاء المتكررين مقارنة بالعملاء الجدد، وعدد المرات التي يقوم فيها العملاء المتكررون بعمليات الشراء.

5- إدارة شؤون الموظفين

تتيح معظم أنظمة نقاط البيع إنشاء ملفات لكل موظف، مما يسمح بعرض تقرير عمل لكل موظف يتضمن متوسط عدد ساعات العمل، ومتوسط كمية المبيعات وعدد المعاملات والنسبة المئوية من إجمالي تكاليف العمالة على أساس المسمى الوظيفي.

تساعد هذه التقارير على دعم نظام الرقابة والمساءلة، وبناء قوة عاملة متميزة.