«التجارة»: إقرار طريقة عمل إدارة النافذة الواحدة

تنشر القبس قرار وزير التجارة والصناعة د. يوسف العلي الخاص بإنشاء إدارة النافذة الواحدة واختصاصاتها.

ونص القرار على أن تنشأ إدارة خاصة تتبع الوزير وتتألف من عدد كاف من موظفي الوزارة المختصين في الإدارات التالية:

1 – الشؤون القانونية.

2 – السجل التجاري.

3 – مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

4 – شركات الأشخاص.

5 – الشركات المساهمة.

6 – الشؤون الإدارية.

7 – التطوير والتدريب.

8 – نظم المعلومات.

ويندب للعمل بهذه الإدارة عدد كاف من الموظفين من الجهات التالية:

1 – إدارة التسجيل العقاري والتوثيق (وزارة العدل)

2 – بلدية الكويت

3 – وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل

4 – الهيئة العامة للمعلومات المدنية

5 – وزارة الداخلية

6 – غرفة تجارة وصناعة الكويت

7 – الهيئة العامة لتشجيع الاستثمار المباشر

8 – الصندوق الوطني لرعاية وتنمية المشروعات الصغيرة والمتوسطة

ويجوز بقرار من الوزير أو من يفوضه إضافة أو إلغاء إدارات أو جهات للعمل بهذه الإدارة وفقاً لمقتضيات المصلحة العامة.

يكون مدير إدارة النافذة الواحدة من موظفي وزارة التجارة والصناعة، وتختار كل جهة من يمثلها من موظفيها المختصين والمفوضين بكامل الصلاحيات، على النحو الذي تحدده اللائحة التنفيذية لقانون الشركات.

تكون مدة الندب وإجراءاته وفقاً لأحكام القوانين واللوائح والقرارات المنظمة لذلك.

تختص إدارة النافذة الواحدة بما يلي:

1 – المساهمة في تسهيل المعاملات ذات الصلة بتأسيس وإصدار تراخيص الشركات بكل أنواعها، وتحديداً «شركات الأشخاص.. ذات المسؤولية المحدودة ـ الشخص الواحد» لجمهور المراجعين من خلال حصرها في نافذة واحدة ويتم التعامل فيها للمراجعين من خلال موظف واحد (نظام مسؤول حسابات) أو غيرها من الوسائل.

2 – التأكد من أن جميع الجهات ذات العلاقة بأعمال النافذة الواحدة قد واءمت أنظمتها الإلكترونية للتكامل مع نظام وزارة التجارة والصناعة (النافذة الواحدة) وتمهيداً لإنشاء مدخل الكتروني موحد للنافذة الموحدة على الموقع الشبكي للوزارة والذي يتم تحديثه بصفة دورية ويعرض من خلاله كل القرارات والأدلة.

3 – التنسيق بين الجهات المختصة لضمان تبادل المعلومات فيما بينها إلكترونياً.

4 – اقتراح تدابير تضمن التعاون والتنسيق بين جميع الجهات الحكومية والجهات ذات الصلة بأعمال النافذة الواحدة في حدود مهامها وتوحيد إجراءاتها وتوثيق أعمالها والتعريف المتواصل بإجراءاتها ومستجداتها.

5 – تحديد أي إجراءات أو جهة تُعيق إنجاز المعاملات وتقديم التوصيات بشأنها.

6 – المشاركة في دراسة مشاريع اتفاقيات تسهيل التجارة التي تطرحها المنظمات الدولية أو الإقليمية وتقديم أي مقترحات أو توصيات بشأنها.

7 – اقتراح التدابير اللازمة التي من شأنها تبسيط الإجراءات التي يتطلبها إنجاز المعاملات التي تتصل بمهام النافذة الواحدة.

ترفع إدارة النافذة الواحدة لوزير التجارة والصناعة تقريرا دوريا بأعمالها بشأن مراقبة وتطبيق معايير جودة الاداء العالمية والاقليمية للاعمال والخدمات التي تقدمها لضمان الشفافية وحسن الاداء في تقديم الخدمات لجمهور المراجعين.

الهيكل التنظيمي لادارة النافذة الواحدة ومراقبة جودة اداء الخدمات:

تتبع ادارة النافذة الواحدة مراقبتان، وذلك على النحو التالي:

مراقبة خدمات الشركات، ويرتبط بها 3 اقسام فنية تخصصية وهي: قسم الشركات، وقسم خدمات معاملات هيئة تشجيع الاستثمار المباشر، وقسم خدمات معاملات الصندوق الوطني لرعاية وتنمية المشاريع الصغيرة والمتوسطة.

مراقبة التواصل والدعم الفني، ويرتبط بها قسمان: قسم التواصل مع الجهات والجمهور، وقسم الدعم الفني.

اختصاصات الوحدات التنظيمية

أولا: اختصاصات ادارة النافذة الواحدة والوحدات التنظيمية التابعة لها:

تختص ادارة النافذة الواحدة بالاختصاصات التالية:

1 – انهاء اجراءات تأسيس الشركات خلال فترة محددة ومعلنة للمؤسسين بشفافية ووضوح.

2 – استقبال الطلبات الخاصة بتأسيس الشركات واصدار التراخيص لمزاولة نشاطها.

3 – التنسيق مع الجهات ذات العلاقة لانجاز جميع الاجراءات في المواعيد المحددة.

4 – اقتراح سياسات ونظم العمل المتعلقة بالنافذة الواحدة ووضع الخطة السنوية ومتابعتها لجميع الاعمال.

5 – اعداد الادلة الاسترشادية التي تبين كيفية انجاز المعاملات لجميع الاجراءات ووضعها على لوحات اعلانات وعلى الموقع الشبكي للوزارة وللنافذة الموحدة ولدى الجهات ذات الصلة.

6 – الرد على الاستفسارات الشفوية والمكتوبة التي تتقدم بها الجهات الحكومية وغير الحكومية بشأن المعاملات التي تدخل ضمان اختصاصات النافذة خلال فترة محددة يلتزم بها.

7 – الاحتفاظ بسجلات الكترونية وذلك لقيد المعاملات ومتابعة ما تم انجازه بشأنها من اجراءات بداية من تسلمها حتى انجازها لمتابعة حسن الاداء.

8 – وضع المؤشرات اللازمة لانجاز العمل التي تبين كيفية انجاز كل معاملات من المعاملات التي تدخل ضمن اختصاص النافذة والوقت الذي تستغرقه كل معاملة لضمان كفاءة وجودة الاداء وسرعته.

9 – وضع نظام الكتروني يتابع مدى الالتزام بالمؤشرات ويصدر التنبيهات اللازمة في حال الاخفاق في انجاز المعاملات وفقا للمؤشرات.

10 – اعداد التقارير الشهرية عن الاعمال التي انجزتها موضحا به تاريخ تسليم طلب المعاملة وتاريخ انجازها واسباب التأخير في ذلك ان وجد، واقتراحات تلافي هذا التأخير.

11 – متابعة المعاملات ورقيا والكترونيا وانجازها وفقا للتعليمات بالتنسيق مع الجهة المختصة بمتابعة الاداء.

12ـ كما تختص الادارة بالأعمال الآتية:

أ – بالنسبة لشركات الاشخاص (ذات المسؤولية المحدودة – شركة الشخص الواحد) بالاختصاصات التالية:

1 – تأسيس شركة.

2 – إصدار ترخيص جديد للشركة، ويشمل ذلك التراخيص المؤقتة.

3 – تسليم نسخة من المعلومات والوثائق المحفوظة في ملف الشركة.

4 – اختيار اسم تجاري جديد.

5 – اصدار شهادة بيانات الشركة والتي تشتمل على اسماء الشركاء وحصصهم والمديرين وحدود سلطاتهم في الادارة.

ب – في ما يخص الشركات المهنية والشركات القابضة فإن الادارة تختص بالاختصاصات التالية:

1 – الاختصاصات المتعلقة بالشركة وفقاً للشكل القانوني الذي ستتخذه على نحو ما هو مبين في الفقرة (أ) من هذه المادة.

ج – في ما يخص معاملات هيئة تشجيع الاستثمار المباشر فإن الادارة تختص بما يلي:

1 – انجاز المعاملات المتعلقة بتأسيس المستثمر للكيان القانوني للشركة وأي عديلات وتغيرات تطرأ عليه.

2 – إصدار وتجديد الموافقات والتصاريح والتراخيص ذات الصلة بذلك.

3 – تسلم وتسليم كل الاوراق والطلبات والمستندات والعقود والتصاريح والرسوم.

4 – انجاز كل الاجراءات واصدار الموافقات والقرارات اللازمة بشأنها ومتابعتها ان لزم الامر لدى جهاتها الاصلية.

5 – تقديم الخدمات التي تدخل في اختصاصات الجهات الاصلية ومتابعتها – اذا لزم الامر، لدى الجهات الاصلية.

6 – وضع قائمة بالشركات والمؤسسات والمكاتب المتخصصة التي يتم تأهيلها واعتمادها للسماح لها بتقديم الطلبات باسم المستثمر ونيابة عنه، وذلك للاستعانة بها اذا رغب المستثمر بذلك.

د – في ما يخص معاملات الصندوق الوطني لرعاية وتنمية المشروعات الصغيرة والمتوسطة فإن الادارة تختص بما يلي:

1 – انجاز المعاملات المتعلقة بتأسيس المبادر للكيان القانوني للشركات وأي تعديلات وتغيرات تطرأ عليه.

2 – استقبال طلبات التراخيص المقدمة من الصندوق واصدار وتجديد الموافقات والتصاريح والتراخيص ذات الصلة بذلك.

3 – فحص ومراجعة المستندات المطلوب ارفاقها بالنموذج، والاجراءات المنظمة لتقديم الطلبات.

4 – التنسيق مع الادارة الفنية المختصة بدراسة وتقييم المشروعات المقدمة وفقاً للقواعد التي يحددها الصندوق.

اختصاصات مراقبة خدمات الشركات

تختص مراقبة خدمات الشركات بالاختصاصات التالية:

1 – في ما يختص بشركات الاشخاص: تأسيس الشركةواصدار ترخيص جديد، وذلك وفقاً للتفاصيل الواردة في المادة 8 الفقرة 12البند (أ) في اختصاصات الادارة.

2 – في ما يختص بالشركات المهنية والشركات القابضة: فإن المراقبة تختص بالاختصاصات المتعلقة بالشركة وفقاً للشكل القانوني الذي ستتخذه على نحو ما هو مبين في المادة 8 الفقرة 12 البند (ب).

3 – في ما يختص بمعاملات هيئة تشجيع الاستثمار المباشر: فإن المراقبة تختص بانجاز المعاملات المتعلقة بتأسيس المستثمر للكيان الاستثمارية وأي توسعات و تغيرات تطرأ عليه واصدار وتجديد الموافقات والتصاريح والتراخيص ذات الصلة بذلك، وذلك وفقاً للمادة 8 الفقرة 12 البند (ج).

4 – في ما يختص بمعاملات الصندوق الوطني لرعاية وتنمية المشروعات الصغيرة والمتوسطة:

فإن المراقبة تختص باستقبال الطلبات وفحص ومراجعة المستندات المطلوب ارفاقها بالنموذج، والتنسيق مع الادارات الفنية المختصة بدراسة وتقييم المشروعات ومراجعة دراسات الجدوى الخاصة بالمشاريع واعداد التقرير الشهري عن انجازات المراقبة في ما يتعلق بكل الخدمات ذات العلاقة ورفعها الى الجهات المختصة والتنسيق مع الجهات الخارجية ذات العلاقة في انجاز المعاملات، وفقاً للمادة 8 الفقرة 12 البند (د).

اختصاصات قسم الشركات

يتولى القسم الاختصاصات التالية:

1 – تأسيس شركة الاشخاص والمهنية والقابضة واصدار تراخيصها الواردة في القانون واللائحة التنفيذية.

2 – اصدار التراخيص المؤقتة.

3 – اختيار اسم تجاري جديد للشركات.

4 – تسليم نسخة من المعلومات والوثائق المحفوظة في ملف الشركة.

5 – اصدار شهادة بيانات الشركة التي تشتمل على اسماء الشركاء وحصصهم والمديرين وحدود سلطاتهم في الادارة.

6 – اصدار شهادة قيد الشركة بالسجل التجاري.

7 – اعداد التقرير الشهري عن انجازات القسم وعرضه على الجهة المختصة بذلك.

اختصاصات قسم خدمات ومعاملات هيئة تشجيع الاستثمار المباشر: يختص القسم بالاختصاصات التالية:

1 ــ انجاز المعاملات المتعلقة بتأسيس المستثمر للكيان القانوني للشركة وأي تعديلات وأي تغيرات تطرأ عليه.

2 ــ اصدار وتجديد الموافقات والتصاريح والتراخيص ذات الصلة بذلك.

3 ــ تسلم وتسليم جميع الاوراق والطلبات والمستندات والعقود والتصاريح والرسوم.

4 ــ التنسيق مع الجهات التي لها علاقة بأعمال هيئة تشجيع الاستثمار المباشر ومتابعتها إذا لزم الامر.

5 ــ اعداد التقرير الشهري عن انجازات القسم وعرضه على الجهة المختصة بذلك.

اختصاصات قسم خدمات ومعاملات الصندوق الوطني لرعاية وتنمية المشروعات الصغيرة والمتوسطة: يختص القسم بالاختصاصات بالتالية:

1 ــ انجاز المعاملات المتعلقة بتأسيس المبادر للكيان القانوني للشركة وأي تعديلات واي تغيرات تطرأ عليه.

2 ــ استقبال طلبات التراخيص المقدمة من الصندوق واصدار وتجديد الموافقات والتصاريح والتراخيص ذات الصلة بذلك.

3 ــ فحص ومراجعة المستندات المطلوب ارفاقها بالنموذج.

4 ــ اتخاذ الاجراءات المنظمة لتقديم الطلبات.

5 ــ التنسيق مع الادارة الفنية المختصة بدراسة وتقييم المشروعات المقدمة وفقا للقواعد التي يحددها الصندوق.

6 ــ اعداد التقرير الشهري عن معاملات القسم ورفعها للجهة المختصة..

اختصاصات مراقبة التواصل والدعم الفني: تختص المراقبة بالاختصاصات التالية:

1 ــ وضع النظم الآلية لاستقبال الطلبات المقدمة للنافذة والتأكد من عملها وسهولة وصول المراجعين لها فعليا والكترونيا.

2 ــ متابعة تسليم واستلام الطلبات المقدمة للنافذة وإنهاء الاعمال وفقا للجداول الزمنية المعلنة وبشفافية.

3 ــ تصميم الشبكات للأنظمة المستخدمة بالتنسيق مع الجهات الداخلية والخارجية.

4 ــ العمل على تحديث الانظمة المستخدمة حسب متطلبات العمل.

5 ــ معالجة المشكلات الفنية في عمليات الاستقبال والتسليم ومعالجة البيانات والمعلومات وايجاد الحلول المناسبة لها.

6 ــ المتابعة اليومية لمعاملات الجمهور من خلال متابعة الاقسام المرتبطة بخدمات التراخيص ومختلف المعاملات في النافذة.

7 ــ دراسة اسباب تأخر الخدمات المقدمة -إن وجدت- ووضع الحلول المناسبة لها.

8 ــ الرد على استفسارات الجمهور بشأن المعاملات وجداول العمل داخل النافذة ووفقا للمدة الزمنية المحددة بشفافية.

9 ــ التنسيق مع المراقبات والاقسام المختصة في تحويل الاجراءات والمستندات والاعمال آليا للنظم المستخدمة.

10 ــ التواصل مع الجهات الخارجية وشبكات المعلومات فيما يتعلق باختصاصات النافذة.

11 – الرد على الجهات والأفراد والشركات في ما يتعلّق بالمعاملات المقدّمة منهم وسرعة إنجازها في النافذة.

12 – تقديم التقرير الشهري عن إنجازات المراقبة ورفعها إلى الجهة المختصة.

13 – إنشاء الأرشيف الإلكتروني وتحديثه أولاً فأول.

اختصاصات قسم الدعم الفني: يختص القسم بالاختصاصات التالية:

1 – تصميم الشبكات الداخلية والمرتبطة خارجياً طبقاً لأعمال النافذة.

2 – وضع النظم الآلية لجميع المعاملات في النافذة.

3 – العمل على تحديث الأنظمة المستخدمة حسب متطلبات العمل.

4 – معالجة المشاكل الفنية في عمليات الاستقبال والتسليم، ومعالجة البيانات والمعلومات، وإيجاد الحلول المناسبة لها.

5 – التنسيق مع مراكز نظم المعلومات ذات العلاقة بالنافذة.

6 – متابعة الأعمال آلياً داخل النافذة وتحديد مدى إنجازها وتأثيرها.

7 – إنشاء الأرشيف الإلكتروني وتحديثه أولاً فأول.

8 – تقديم التقرير الشهري عن إنجازات المراقبة ورفعها إلى الجهة المختصة.

9 – ما يطلبه القسم من أعمال.

اختصاصات قسم التواصل مع الجهات والجمهور: يختص القسم بالاختصاصات التالية:

1 – وضع نظام لعمليات التواصل مع الجهات والجمهور آلياً وورقياً بشفافية ووضوح.

2 – القيام بعمليات المتابة اليومية للمعاملات التي تم إنجازها والتي لم يتم إنجازها، وتقديم الردود عليها للجهات والجمهور.

3 – تنظيم عمليات الاستقبال للجمهور والجهات من خلال القاعات المعدة لهذا الغرض.

4 – دراسة أسباب تأخر الخدمات المقدمة (إن وجدت)، ووضع الحلول المناسبة لها.

5 – الرد على شكاوى الجمهور والاستفسارات المقدّمة بشأن المعاملات أولاً فأول، ووفقاً للمدة الزمنية المحددة.

6 – التنسيق مع الجهات الخارجية والداخلية بشأن عملية التواصل وزيادة فاعليتها.

7 – تقديم التقرير الشهري عن إنجازات المراقبة ورفعها إلى الجهة المختصة.

8 – ما يطلبه القسم من أعمال.

اختيار الموظفين

يراعى في اختيار موظفي الإدارة ومن يتم ندبهم ما يلي:

1 – تمثيل كل الجهات المكونة للنافذة الواحدة بعناصر وظيفية مؤهلة ومعدة إعداداً علمياً ومهنياً وسلوكياً مناسباً، يتلاءم مع طبيعة العمل في الإدارة.

2 – أن تكون العناصر الوظيفية مؤهلة قبل بداية العمل من خلال التدريب على فرق العمل الجماعي في دورات على رأس العمل، وتحديد مستوى الكفاءة للأفراد.

ويتم تقييم أداء العناصر الوظيفية داخل الوحدات التنظيمية أولاً فأول، بناء على معايير قياس الجودة والكفاءة الوظيفية.

يخصص مبنى إشبيلية التابع لوزارة التجارة والصناعة مقراً لإدارة النافذة الواحدة.

على كل الجهات المختصة تنفيذ هذا القرار ويعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.