5 مراحل لتحسين أداء موظفي حكومة دبي

أفادت دائرة الموارد البشرية لحكومة دبي بأن نظام إدارة الأداء لموظفي الحكومة، يتكون من خمس مراحل تستمر طوال العام، مؤكدة أن النظام وُضع ليكون استشرافياً مستقبلياً لا رقابياً.

وأوضحت لـ«الإمارات اليوم» أن النظام الجديد يركز على وضع خطط التوجيه والإرشاد الكفيلة برفع أداء الموظف خلال سنة التقييم، ويتولّى الرئيس المباشر، بالمشاركة مع الموظف، تحديد أهداف الأداء، والخطط التي تمكّن الموظف من تحقيق مستهدفاته بشكل يضمن تحسين أداء الإدارة ككل. وتشمل المراحل الخمسة:

تخطيط الأداء

تتضمن مرحلة تخطيط الأداء، وهي الأولى من مراحل النظام، تحديد نِسب التوزيع الموجهة لنتائج تقييم الأداء لمراعاتها عند إجراء التقييم. كما تتضمن هذه المرحلة، التي يبدأ الإعداد لها خلال شهرَي يناير وفبراير من سنة التقييم، وضع وإعداد خطة الأداء.

مراجعة الخطة التشغيلية

تتضمن مرحلة إعداد خطة الأداء مراجعة الخطة التشغيلية وأهداف الوحدة التنظيمية، إذ ينص الدليل الإجرائي للنظام على أن يعقد المدير المراجع، في ديسمبر من كل عام، اجتماعاً مع رؤساء الوحدات التنظيمية التابعين له، لمناقشة خططهم التشغيلية للسنة التالية، وأن يحرص على ضمان توافقها مع الخطة الاستراتيجية للدائرة، وتحديد أهداف الوحدات التنظيمية ومؤشرات أدائها، وبعد ذلك يُعمم الرئيس المباشر الخطة التشغيلية، ومؤشرات الأداء الرئيسة على موظفيه الذين يراجعون الخطة لضمان توافق الأهداف المحددة لهم مع أهداف الوحدة التنظيمية، ويعقد المدير اجتماعات منفصلة مع رؤساء وحداته التنظيمية لمناقشة أهدافهم وتحديدها.

وتتمثل الخطوة الثانية في وضع معايير الأهداف الفردية، إذ يعتمد نجاح عملية تحديد الأهداف الفردية على مبادئ، منها: وضوح الهدف وربطه بالكفاءات الفنية، وضمان استمرارية وضوح الهدف، وتوضيح أهمية تحقيق الهدف بالنسبة إلى الموظف من خلال وضعه في سياق تحقيق أهداف الدائرة.

أما الخطوة الثالثة لإعداد خطة الأداء، فهي آلية تحديد الأهداف الفردية، إذ تحدد الأهداف الفردية للموظف وفقاً لمفهوم أهداف SMART، ويقوم هذا المفهوم على اتّباع معايير عدة، منها: محدد Specific بحيث يكون هدفاً واضحاً يفهم من خلاله الموظف ما يجب تحقيقه بشكل دقيق ومباشر، وقابل للقياس Measurable، بحيث يكون الهدف قابلاً للقياس الكمّي أو النوعي، ويشير بوضوح إلى المخرجات التي سيتم إنجازها. ومن المعايير أيضاً أن يكون الهدف قابلا للتطبيق Actionable والتحقق والتنفيذ ضمن الإطار الزمني المحدد، بما يتوافق مع طبيعته ومستوى الجودة المطلوب، وأن يكون الهدف واقعياً Realistic أي قابلاً للتحقق ضمن مستوى المهارات والخبرات والكفاءات الفنية والسلوكية للموظف، وأن يكون مُحدداً زمنياً Time-bound أي في إطار زمني مُحدد لإنجاز كل هدف يتفق ومراحل النظام.

وتتمثل الخطوة الرابعة في إعداد خطة الأداء، في تحديد الأوزان ومؤشرات الأداء، بحيث يُحدد لكل موظف وفقاً للمهام والمسؤوليات الرئيسة لوظيفته ما بين ثلاثة وخمسة أهداف.

التقييم

تعد عملية إعداد خطة الأداء نقطة انطلاق دورة تقييم الأداء السنوية، ويتم إعدادها خلال شهرَي يناير وفبراير من سنة التقييم، وتتضمن الخطة: الأهداف الفردية، المؤشرات المطلوب تحقيقها من الموظف، الكفاءات السلوكية، خطة التعلّم والتطور.

وتتواءم الأهداف الفردية مع الخطة التشغيلية للوحدة التنظيمية وأهدافها، وتحدد الأهداف الفردية وأوزانها مع مراعاة الأولوية، ومدى التأثير في إنجاز أهداف الوحدة التنظيمية، مع ضرورة ألا يزيد إجمالي الأهداف الفردية على خمسة، وألا تقل مؤشرات الأداء لكل هدف عن مؤشر واحد، ولا تزيد على خمسة مؤشرات.

تحديد النسب

تحدد نسب التوزيع من الوحدة التنظيمية المعنية بالاستراتيجية واعتماد المدير العام، ويُراعى عند تحديد النِّسب: منحنى التوزيع الطبيعي للأداء، الخصوصية التشغيلية والتنظيمية للدائرة، كفاءة وفاعلية الأداء المؤسسي. ويتولّى مكتب المدير العام إخطار الوحدات التنظيمية بنِسب التوزيع المحددة لكل وحدة تنظيمية.

المكافأة والتقدير

حدد الدليل نسب التوزيع الطبيعي للأداء وفقاً لما يلي: أداء يتجاوز التوقعات بشكل ملموس، بواقع خمس درجات، وبنسبة تراوح بين 1 و5%، وأداء يتجاوز التوقعات بواقع أربع درجات، وبنسبة تراوح بين 10 و15%، وأداء يفي بالتوقعات بواقع ثلاث درجات وبنسبة تراوح بين 50 و70%، وأداء يفي بمعظم التوقعات بواقع درجتين وبنسبة من 5 إلى 10%، وأداء لا يفي بالتوقعات بواقع درجة واحدة وبنسبة 2 إلى 5%.

تحديد الأوزان

يتم تحديد النِّسب المئوية لكل هدف (وزن الهدف)، مع مراعاة الأولوية ومدى التأثير في إنجاز أهداف الوحدة التنظيمية، على ألا يزيد مجموع النِّسب المئوية للأهداف على 100%.

ويتم ترتيب الأهداف وفقاً للأولوية، ويحق للرئيس المباشر اختيار أهمها، وتُحدّد نِسب الإنجاز المُستهدفة خلال فترة التقييم لكل هدف من الأهداف، ويقوم الرئيس المباشر بالتعاون مع الموظف في تحديد مؤشرات الأداء لكل هدف، التي ستكون في صُلب المراجعة الدورية، على أن تعتمد الأهداف والمؤشرات في موعد أقصاه الأسبوع الثاني من فبراير.