«البلدية» تُحدد آلية اجتماعات المناقصات والمزايدات وفسخ العقود

أصدر مدير عام البلدية م.أحمد المنفوحي تعميماً بشأن الاجتماعات التمهيدية للمناقصات والممارسات والمزايدات وفسخ العقود في البلدية، وجاء في التعميم: لمقتضيات المصلحة العامة وضمانا لحسن سير العمل وانتظامه، وحرصا على تنظيم عقد الاجتماعات التمهيدية الخاصة بالمناقصات والممارسات والمزايدات التي تطرحها البلدية للرد على استفسارات الشركات والمؤسسات الخاصة بآلية تنفيذ العقود، ولكون محاضر هذه الاجتماعات جزءا لا يتجزأ من العقد الذي سيتم إبرامه مع المتعاقد معه، ومع مراعاة حكم المادة 44 من القانون 49 لسنة 2016 بشأن المناقصات العامة، والمادة 29 من اللائحة التنفيذية للقانون 49 لسنة 2016 يتم عقد الاجتماعات التمهيدية بمراعاة الإجراءات والضوابط التالية:

أولا: في الحالات التي تقرر فيها الجهة المختصة عقد اجتماع تمهيدي للاستفسارات بشأن مناقصة أو ممارسة أو مزايدة، يجب أن يتضمن الإعلان عن الاجتماع موعد ومكان الاجتماع التمهيدي ليحضرها من يرغب ممن قاموا بشراء وثيقة المناقصة أو الممارسة أو المزايدة.

ثانيا: يعقد الاجتماع التمهيدي لجميع المناقصات والمزايدات والممارسات برئاسة نائب المدير العام لشؤون القطاع المختص بالإشراف على تنفيذ العقد، وبمشاركة ممثل عن الجهات التالية:

- إدارة المناقصات والعقود.

- الإدارة القانونية (لا يقل التمثيل عن درجة مستشار).

- إدارة التنسيق.

- ممثل عن الجهة المختصة بالإشراف على العقد.

ويستثنى من ذلك:

- الاجتماع التمهيدي لمناقصات النظافة العامة، فتعقد برئاسة نائب المدير العام لشؤون قطاع الخدمات.

- الاجتماع التمهيدي لمزايدات الإعلانات، يعقد برئاسة رئيس لجنة متابعة تنفيذ عقود مزايدات الإعلانات.

ثالثا: يقتصر حضور الاجتماع التمهيدي على ممثلي الشركات والمؤسسات ممن سبق لهم شراء كراسة الشروط الخاصة بالمناقصات أو الممارسات أو المزايدات المطروحة من البلدية بهدف الرد على الاستفسارات والاستيضاحات المقدمة منهم بخصوص تنفيذ بنود العقد، وعلى ممثلي تلك الشركات والمؤسسات تقديم إيصال سداد الرسم المقرر مع كتاب من قبل الشركة او المؤسسة يفيد بتفويضهم بحضور الاجتماع التمهيدي.

رابعا: كل ما يدون بمحضر الاجتماع التمهيدي يعتبر جزءا لا يتجزأ من وثيقة المناقصة أو الممارسة أو المزايدة، ويسري في مواجهة مقدمي العطاءات.

ويجب تعميم الأسئلة والاستفسارات والردود عليها بعد اعتمادها على جميع المناقصين قبل موعد إقفال العطاءات بوقف كاف ونشر ما انتهى اليه الاجتماع التمهيدي في الموقع الإلكتروني للبلدية دون تحديد مصدر الاستفسارات أو التساؤل.

خامسا: الالتزام أحكام القانون 49 لسنة 2016 بشأن المناقصات العامة وتعديلاته ولائحته التنفيذية الصادرة بالمرسوم 30 لسنة 2017 وتعميمي وزارة المالية 4 لسنة 1997 في شأن المزايدات الحكومية و5 لسنة 2020 بشأن نظم الشراء.

سادسا: الالتزام بكل الوثائق والشروط العامة والخاصة للمناقصة او الممارسة او المزايدة التي تم طرحها ومراجعتها والموافقة عليها من الجهات الرقابية (وزارة المالية ـ ادارة الفتوى والتشريع ـ الإدارة القانونية بالبلدية).

سابعا: عدم اجراء اي تعديلات على وثيقة الشروط (العامة والخاصة) للمناقصات والممارسات والمزايدات التي سبق مراجعتها من الجهات الرقابية، وفي حالة وجود ضرورة قصوى تستوجب إضافة أي تعديلات على تلك الشروط فإنه يتعين في هذه الحالة الرجوع الى تلك الجهات لأخذ موافقتها على التعديلات المطلوبة وفق الإجراءات المتبعة في هذا الشأن مع إعطاء الموضوع صفة الاستعجال تلافيا لأي تأخير في الطرح يترتب عليه التأخر في توفير الخدمات المطلوبة او التأثير على الإيرادات المالية للبلدية.

ثامنا: عدم إدراج أعباء إضافية في شروط المزايدات يترتب عليها تكليف المزايد القيام بتنفيذ أعمال في المرفق المطروح في المزايدة والتي قد تحمله أعباء مالية اضافية ينعكس مردودها سلبا على الإيراد.

تاسعا: يتم ارسال محاضر الاجتماعات التمهيدية لإدارة المناقصات والعقود على النحو التالي:

أ ـ المزايدات والممارسات: على القطاع الذي يرأس الاجتماع إرسال اصل محضر الاجتماع التمهيدي الى إدارة المناقصات والعقود (خلال ثلاثة أيام عمل) من تاريخ انعقاده بعد أن يتم استيفاء تواقيع جميع الحضور من البلدية والشركات والمؤسسات وذلك حتى يتسنى لها تسليمه للشركات والمؤسسات المشاركة قبل آخر موعد لتقديم العطاءات.

ب ـ المناقصات: على القطاع أو الإدارة، الذي يترأس الاجتماع إرسال أصل محضر الاجتماع التمهيدي لإدارة المناقصات والعقود (خلال ثلاثة أيام عمل) من تاريخ انعقاده بعد أن يتم استيفاء تواقيع جميع الحضور من البلدية والشركات والمؤسسات وذلك حتى يتسنى لها إرساله الى الجهاز المركزي للمناقصات العامة لتوزيعه على الشركات والمؤسسات المشاركة قبل آخر موعد لتقديم العطاءات.

وعلى كل القطاعات والوحدات التنظيمية المختصة الالتزام بهذا التعميم تفاديا للمساءلة القانونية اعتبارا من تاريخ صدوره ويلغى كل ما يخالفه من أحكام سابقة.

كما اصدر المنفوحي تعميما بشأن العمالة المطلوبة لتنفيذ أعمال العقود جاء فيه: بناء على ما تقتضيه المصلحة العامة، وضمانا لحسن سير العمل على كل القطاعات والإدارات العاملة بالبلدية الراغبة في طرح مناقصات أو مزايدات أو ممارسات تقدير أعداد العمالة اللازمة لتنفيذ أعمال العقد المزمع طرحه وإدراجها في الشروط الخاصة مع تحديد الوظائف التي تشغلها تلك العمالة بشكل مفصل حسب طبيعة وحاجة العقد.

كما تتولى الجهة المشرفة على العقد اعتماد العدد المطلوب من العمالة المطلوبة لتنفيذ العقد على النموذج المعد لذلك الغرض من قبل الهيئة العامة للقوى العاملة قبل الاعتماد النهائي وذلك وفقا لما سبق إدراجه من اعداد في الشروط الخاصة للعقد.

في السياق، اصدر مدير عام البلدية تعميما حول فسخ العقود طالب فيه القطاعات والإدارات العاملة بالبلدية بالتقيد بالتعليمات التالية:

1 ـ تقوم الجهة المشرفة على العقد بمتابعة تنفيذ العقد وفقا للشروط العامة والخاصة وكل الوثائق الخاصة به وموافاة إدارة الشؤون المالية بقطاع المالية والإدارية بكل الغرامات المستحقة على الشركات او المؤسسات لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.

2 ـ تقوم الجهة المشرفة على تنفيذ العقد في حال توافر وتحقق الأسباب والمبررات المؤدية لفسخ العقد بمباشرة اختصاصاتها واتخاذ الإجراءات القانونية لعملية الفسخ بعد الرجوع للإدارة القانونية بالبلدية واستطلاع رأيها القانوني بهذا الشأن، وكذلك التنسيق مع قطاع المالية والإدارية وفقا لشروط العقد وطبقا للاختصاصات المقررة قانونا لكل منها.

الرد على استفسارات «المحاسبة» خلال 3 أيام

وجه مدير عام البلدية م.أحمد المنفوحي بضرورة الرد على أسئلة واستفسارات ديوان المحاسبة. وجاء في التعميم الذي أصدره:

بناء على ما تقتضيه المصلحة العامة وضمانا لحسن سير العمل وانتظامه وحرصا على سرعة الرد على استفسارات ديوان المحاسبة (الرقابة المسبقة) الخاصة بالمناقصات والمزايدات والممارسات والاتفاقيات والارتباطات أو تمديدها.

يجب على كافة القطاعات والإدارات العاملة بأفرع البلدية بالمحافظات - كل حسب اختصاصه - سرعة الرد على ادارة المناقصات والعقود بشأن استفسارات ديوان المحاسبة (الرقابة المسبقة) وذلك خلال (ثلاثة ايام عمل) من تاريخ ورود الكتاب اليهم حتى يتسنى للبلدية اتمام اجراءات التعاقد او تمديد العقود في الوقت المناسب.

وعلى كافة القطاعات والوحدات التنظيمية المختصة الالتزام بهذا التعميم تفاديا للمساءلة القانونية اعتبارا من تاريخ صدوره ويلغى كل ما يخالفه من أحكام سابقة.