«المالية»: تنظيم العُهد وجرد الأصول يعززان الحفاظ على المال العام

أكد وزير المالية ووزير الدولة لشؤون الاستثمار عبدالوهاب الرشيد ان تنظيم العهد وجرد الأصول يعدان مطلبا أساسيا لضمان الاستغلال الأمثل لأصول الدولة بكفاءة وفاعلية واتخاذ القرارات التي من شأنها تطوير العمل بصورة متكاملة مع تحديد المسؤوليات والصلاحيات والالتزام بتنفيذها مع وضع الأسس الصحيحة للجرد بما يعزز ثقافة الشفافية والنزاهة والحفاظ على المال العام في القطاع الحكومي.

وأضاف: «رغبة في تطوير وتحسين أساليب العمل وإحكام الرقابة على هذه الأصول، فقد قامت إدارة نظم الأصول بإصدار التعميم رقم 4 لسنة 2022 بشأن تنظيم العهد وجرد الأصول غير المتداولة غير المالية والذي يوضح إجراءات تنظيمها وجردها.

وشدد الرشيد في تعميمه على انه يجب على وحدة محاسبة الأصول او من يقوم بعملها في الجهة الحكومية تقديم التعاون الى لجان الجرد.

وأنه يجب الالتزام بتسجيل كل عمليات الجرد في التواريخ الفعلية لحدوثها ضمانا لاستخراج التقارير بطريقة صحيحة، كما يجب ان تنتهي التسويات الجردية في موعد لا يتعدى 30 أبريل من كل عام.

وأكد أنه في حالة توصية لجنة الجرد الطارئ بإحالة الأمر الى النيابة العامة، يقوم وكيل الجهة أو من يفوضه باتخاذ الإجراء اللازم للإحالة خلال 10 أيام من رفع التقرير إليه، كما يجوز للجان الجرد الاستعانة بمن تراه مناسبا من الفنيين المختصين من الوحدات التنظيمية داخل الجهة الحكومية، كما يجب توثيق نتائج أعمال لجان الجرد بمحاضر اجتماع رسمية موقعة من قبل جميع أعضاء اللجنة.

وفي شأن المساءلة عن عهد الأصول، ذكر التعميم انه تم وضع هذه الإجراءات والإرشادات لتطبيقها فور اكتشاف فقدان او تلف او تضرر لأي من الأصول غير المتداولة التي في عهدة الموظفين في الجهات الحكومية، حيث ان العمل وفقا لهذه الإجراءات يساعد على: نشر الوعي بين الموظفين بضرورة المحافظة على الأصول وضمان استدامتها، والقيام باتخاذ الإجراءات اللازمة للتحري والمساءلة عن الأصول المفقودة والتالفة او المتضررة في الوحدات التنظيمية لاسترجاع حقوق الجهة، وتوضيح الإجراءات الخاصة بالإبلاغ عن الأصول المفقودة والتالفة أو المتضررة.

وحدد التعميم الأصول المفقودة او المتضررة، في أنها سرقة او ضياع او أخذ ما هو مملوك للجهة الحكومية دون إذن أو موافقة كتابية من المسؤولين المعنيين، اما الأصول التالفة او المتضررة فهو إلحاق التلف او الضرر بالأصل بتعمد او إهمال مما يترتب عليه تغير في خصائصه ومواصفاته بما لا يمكن معه الاستمرار في استخدامه على سبيل المثال (الحريق، التخريب وما شابه)، ويستثنى من ذلك الأصول التي تتعرض للتلف من تلقاء نفسها او نتيجة وجود عيب مصنعي، ويعتبر الموظف مسؤولا عن سلامة عهدته الشخصية والمحافظة عليها قدر المستطاع.

وتطرق التعميم الى إجراءات معالجة الأصول المفقودة او المتضررة، إذ يعتبر الموظف صاحب العهدة مسؤولا عن إخطار رئيسه المباشر كتابيا بأي فقد او تلف او ضرر تتعرض له الأصول التي بعهدته ليقوم بالتالي الرئيس المباشر بإخطار أمين العهدة بالوحدة التنظيمية وكذلك الأمر في حالة فقد او تلف أو ضرر عهد الوحدات التنظيمية.

ويقوم أمين العهدة في الوحدة التنظيمية المعنية بإخطار وحدة محاسبة الأصول او من يقوم بعملها في الجهة الحكومية كتابيا خلال 5 أيام عمل، وترفع وحدة محاسبة الأصول او من يقوم بعملها تقريرا يتضمن تفاصيل الواقعة بالأصول المفقودة/ التالفة او المتضررة الى وكيل الجهة او من يفوضه، ويقوم وكيل الجهة او من يفوضه بإصدار قرار بتشكيل لجنة الجرد الطارئ وتتبع الإجراء، كما تقوم لجنة الجرد الطارئ بالتنسيق مع وحدة محاسبة الأصول او من يقوم بعملها في الجهة لتحديد تكاليف الأصول المفقودة او التالفة او المتضررة مراعية بذلك ما أسفرت عنه نتائج التحقيق وإذا ما كان الفعل متعمدا او إهمالا من الموظف صاحب العهدة.

ويصدر وكيل الجهة او من يفوضه القرارات الجزائية اللازمة (الإدارية والمالية) بحق المتسبب في فقد أو إتلاف أو تضرر الأصل.

ويتحمل الموظف صاحب العهدة او المتسبب في ضرر عهد الوحدات التنظيمية مسؤولية الخسارة والضرر بدفع تكلفة الأصول (المفقودة - التالفة - المتضررة) وفقا للحالات الآتية:

أ - في حالة الأصول المفقودة: يتم دفع تكلفة الأصل كاملة من واقع فاتورة الشراء.

ب - في حالة الأصول التالفة او المتضررة: إذا كان التلف او الضرر متعمدا او ناتجا عن قصور في اتباع الإجراءات بهذا الشأن فيتم دفع تكلفة الأصل كاملة من واقع فاتورة الشراء، أما اذا كان غير ذلك فيتم دفع تكلفة الأصل بعد خصم مجمع الإهلاك او يتحمل تكلفة إصلاح الأضرار التي سيتم تقديرها من قبل الفنيين والمختصين في الجهة.

ويجب على الموظف صاحب العهدة او المتسبب بالضرر (المفقودة، التالفة او المتضررة) سداد التكلفة خلال فترة تحددها الجهة الحكومية المعنية او خصمها من مستحقاته من تاريخ صدور قرار الجزاء.

وتزويد إدارة الشؤون المالية في الجهة بنسخة من قرار الجزاء بحق الموظف صاحب العهدة او المتسبب بضرر عهد الوحدات التنظيمية لاتخاذ كافة الإجراءات اللازمة بشأن إثبات المديونية على المتسبب وفقا للإجراءات المالية المعتادة.

ويكون للجهة الحكومية السلطة التقديرية بعدم منح الموظف (صاحب العهدة) عهدة جديدة ما لم يلتزم بدفع تكلفة العهدة المفقودة، التالفة او المتضررة.

وحدد التعميم اجراءات الجرد الطارئ والتي يتم خلالها اتباع نفس اجراءات الجرد السنوي العام مع مراعاة اغلاق موقع الحادث داخل الوحدة التنظيمية بإيعاز من مسؤول الوحدة اعتبارا من تاريخ الحادث، ويقوم رئيس لجنة الجرد الطارئ بإعداد تقرير شامل عن عملية الجرد ويوقع عليه رئيس وأعضاء اللجنة ويتضمن وصفا كاملا لمكان الحادث، ورأي اللجنة في كيفية وقوع الحادث، وتحديد مدى مسؤولية الموظفين المعنيين، واقتراح بالإجراءات الواجب اتخاذها.

ويرفع التقرير الى وكيل الجهة او من يفوضه بصورة سرية ومن ثم يتم اتخاذ الاجراءات اللازمة وفي حالة توصية اللجنة بإحالة الامر الى النيابة العامة، يجب على وكيل الجهة او من يفوضه اتخاذ الاجراءات المناسبة.

الجرد الطارئ

يتم تشكيل لجان الجرد السنوي العام وجرد اخلاء موقع وفقا للشروط التالية:

أ - يقوم وكيل الجهة او من يفوضه بإصدار قرار تشكيل لجان الجرد ويحتوي على الجدول الزمني والارشادات اللازمة لعملية الجرد.

ب - يتم تعيين مشرف على عمليات الجرد على مستوى عال من الدراية بالعمليات الإدارية والمالية (مدير إدارة او من بمستواه) ويكون المشرف هو رئيس لجنة الجرد في حالة عدم تشكيل اكثر من لجنة، ويتم الجرد تحت اشرافه.

ج - يكون رؤساؤها وأعضاؤها من غير العاملين في الوحدة التنظيمية التي يتم جردها، على ان تضم من بينهم الأعضاء التاليين:

- عضو من وحدة محاسبة العهد والمخازن.

- عضو من وحدة محاسبة الأصول او من يقوم بعملها في الجهة الحكومية.

- فني او اكثر في حالة جرد اصول ذات طبيعة فنية.

أما الجرد الطارئ فتشكل اللجنة من قبل وكيل الجهة او من يفوضه وتضم في عضويتها من تستدعي طبيعة الجرد الطارئ مشاركته من داخل او خارج الجهة الحكومية.

مواعيد الجرد

1 - الجرد السنوي العام: يتم إجراء الجرد ابتداء من 1 أكتوبر من كل سنة على ان ينتهي في موعد لا يتجاوز 31 مارس.

2 - جرد تسليم عهدة الوحدة التنظيمية او الشخصية وجرد إخلاء موقع والجرد الطارئ: يتم تحديد مواعيد الجرد في الحالات التي تستدعي اجراء الجرد.

4 إخطارات لوزارة المالية

يجب على محاسبة الأصول او من يقوم بعملها في الجهة الحكومية اخطار وزارة المالية - إدارة نظم الأصول بما يلي:

1 - قرارات تشكيل لجان الجرد وبرنامج المواعيد المعتمد قبل شهر واحد على الأقل من بدء الجرد.

2 - أية تعديلات على تشكيل لجان الجرد او مواعيده قبل فترة كافية من بدء تنفيذ اجراءات الجرد.

3 - تقرير بنتائج الجرد الفعلي السنوي للأصول في موعد اقصاه 30 يوما من تاريخ انتهاء الجرد بعد اعتماده من وكيل الوزارة او من بمستواه.

4 - تقرير بالتسويات الجردية ان وجدت بعد اعتماده من وكيل الجهة او من يفوضه.