كيف يضبط المدير ميزانية التوظيف بالشكل الصحيح؟

- يمتلك المديرون الماليون نظرة ثاقبة على نفقات معظم الأقسام، إلا أنهم غالبًا ما يفتقرون إلى رؤية واضحة لما يجري في قسم الموارد البشرية.

- ورغم أهمية وجود خطة توظيف فعّالة وأدوات تكنولوجية لدعمها، فإن التوظيف يمثل عبئًا ماليًا كبيرًا على الشركات.

- نستكشف فيما يلي كيفية تمكين المديرين الماليين من فهم ميزانية التوظيف بشكل أعمق واكتشاف السبل لتقليل التكاليف.

أهم المتغيرات التي تحدد مدى ارتفاع تكاليف التوظيف

- أولًا وقبل كل شيء، تتأثر تكاليف التوظيف بشكل كبير بنوع الوظيفة، فالإعلان عن وظيفة مهندس برمجيات وشغلها يتطلب تكاليف أعلى بكثير مقارنةً بوظيفة ممثل خدمة عملاء، وذلك بسبب المهارات المتخصصة المطلوبة والطلب المرتفع على هؤلاء المهندسين في سوق العمل.

للاطلاع على المزيد من المواضيع والتقارير في صفحة مختارات أرقام

- يهتم المدير المالي بشكل أساسي بعاملين رئيسيين وهما: تكلفة كل طلب توظيف، أي التكلفة الإجمالية لجذب المرشحين وتقييم طلباتهم، وتكلفة كل طلب مؤهل، وهي التكلفة المتعلقة بالمرشحين الذين اجتازوا المراحل الأولى من عملية التوظيف ووصلوا إلى مرحلة المقابلة مع مدير التوظيف، وأخيرًا تكلفة التوظيف النهائية التي تشمل جميع النفقات حتى انضمام الموظف الجديد للشركة.

- ثانيًا، تلعب الجغرافيا دورًا حاسمًا في تحديد تكاليف التوظيف، فالمناطق التي تشهد تنافسًا شديدًا على المواهب، مثل منطقة خليج سان فرانسيسكو وواشنطن العاصمة، تتطلب ميزانيات توظيف أعلى بكثير.

- أما العوامل الخارجية، مثل حالة السوق، فتؤثر بشكل كبير على تكاليف التوظيف، ففي حال قامت شركات عملاقة مثل مايكروسوفت وجوجل بتسريح عدد كبير من الموظفين، يصبح من الأسهل والأقل تكلفة جذب الكفاءات المطلوبة.

- في المقابل، ترتفع ميزانيات التوظيف بشكل كبير بسبب ارتفاع الطلب على الموظفين في فترات النمو الاقتصادي السريع، مثل الفترة التي أعقبت جائحة كورونا.

- وعادةً ما تشهد بداية العام، وخاصة شهري يناير وفبراير، زيادة كبيرة في نشاط التوظيف، وذلك بسبب حصول الشركات على ميزانيات جديدة ومساعيها لتغطية الشواغر الوظيفية في أسرع وقت ممكن، خاصة في أقسام المبيعات.

- أما نهاية العام، فتشهد ضغطًا كبيرًا على الشركات لتلبية احتياجاتها من الموظفين قبل نهاية السنة المالية، تجنبًا لفقدان الموافقات المطلوبة لتلك الميزانيات في العام المقبل.

مدى فهم المدير المالي لتكاليف التوظيف

- غالبًا ما تكون معلومات المدير المالي حول تفاصيل تكاليف التوظيف محدودة، وقد يكون لديه تصور واضح للنفقات التقنية ورواتب الموظفين، لكنه يفتقد إلى رؤية شاملة للتكاليف الإجمالية، خاصة تلك المرتبطة بالبحث عن المواهب والكفاءات الوظيفية.

قياس تكلفة التوظيف

- يعاني موظفو الموارد البشرية من صعوبة في تحديد التكلفة الدقيقة لكل عملية توظيف، ولعلّ عدم توفر أدوات قياس متكاملة يجعل من الصعب جمع البيانات اللازمة لعرض صورة واضحة للمدير المالي.

أهمية فهم التكلفة الإجمالية

- إن فهم هذه التكلفة الأساسية هو الخطوة الأولى نحو بناء ميزانية توظيف فعّالة لتوضيح الفكرة، تخيل أن لديك ميزانية توظيف بمليون دولار وقمت بتوظيف ألف موظف خلال عام، هذا يعني أن متوسط تكلفة كل عملية توظيف هو ألف دولار.

أثر غياب الرؤية على اتخاذ القرارات

- لا شكّ أن غياب الرؤية الواضحة لتكاليف التوظيف يمثل تحديًا كبيرًا للمديرين الماليين، خاصة في ظل المنافسة المتزايدة في الأسواق.

- فبينما يمتلكون فهمًا جيدًا لتكاليف المبيعات والتسويق، فإنهم غالبًا ما يفتقرون إلى نفس القدر من الوضوح حول تكاليف بناء فريق العمل.

تمكين موظفي الموارد البشرية

- أحد الأهداف الرئيسية هو تمكين موظفي الموارد البشرية من التواصل بفعالية مع المديرين الماليين، ولتحقيق تلك الغاية، يجب تزويدهم بالأدوات والمهارات اللازمة لقياس وتقديم البيانات المالية المتعلقة بالتوظيف بشكل واضح ومقنع.

أهم التوصيات للمديرين الماليين لتقليص التكاليف وتحسين العائد على الاستثمار في مجال التوظيف:

1- التركيز بشكل خاص على بند تكاليف التكنولوجيا:

- يُعد الاستثمار في التكنولوجيا الحديثة لتسهيل عملية التوظيف أمراً بالغ الأهمية، ومع ذلك، تشير العديد من الشركات إلى سوء استغلال هذه التقنيات، لا سيما أنظمة إدارة علاقات العملاء وأدوات التوظيف عبر الإنترنت.

- إن هذه الأنظمة، وإن كانت مفيدة في جذب المرشحين، إلا أنها قد لا تستخدم بكفاءة في العديد من الشركات. وبالتالي، هناك فرص لتحقيق وفورات مالية كبيرة من خلال تحسين استغلال هذه التقنيات.

2- مواقع التوظيف التقليدية

- تمثل مواقع التوظيف الواجهة الأولى للشركات، إلا أنها غالباً ما تبدو عتيقة وتفتقر إلى اللمسة العصرية، وتكون تجربة المستخدم فيها تقليدية للغاية، ولا تلبي تطلعات الأجيال الشابة التي اعتادت على تجارب تسوق إلكتروني متطورة.

- علاوة على ذلك، فإن رسوم هذه المواقع مرتفعة للغاية وتزداد تبعاً لمستوى الوظيفة، مما يمثل عبئاً مالياً كبيراً على الشركات.

- بدلاً من ذلك، يجب أن تكون تجربة المرشح عند التقدم للوظيفة ممتعة وسلسة، وذلك لاجتذاب أفضل الكفاءات، فالشركات التي تقدم تجربة مستخدم متقدمة تحقق نتائج أفضل في التوظيف.

- يمكن للمدير المالي تحويل المبالغ الضخمة المدفوعة لشركات التوظيف إلى ميزانية تسويق وظيفي، وهذا يعني استخدام هذه الأموال في بناء علامة تجارية قوية للشركة وجذب المرشحين مباشرة دون الحاجة إلى وسطاء.

- كما يمكن للشركات الاستفادة من قنوات التسويق الرقمي لجذب المرشحين المؤهلين، وذلك بتكلفة أقل بكثير من شركات التوظيف التقليدية.

- في الختام، من الضروري أن يدرك المديرون الماليون الدور الحاسم الذي تلعبه ميزانية التوظيف في نجاح الشركة على المدى الطويل.

- ورغم أن التوظيف يمثل عبئًا ماليًا كبيرًا، فإن اتباع استراتيجيات مدروسة وفهماً أعمق للعوامل التي تؤثر في تكاليف التوظيف يمكن أن يساعدا في تقليص النفقات وتحقيق عائد أكبر على الاستثمار.

- علاوة على ذلك، فإن تعزيز التعاون بين الأقسام المالية والموارد البشرية، والاستفادة من الأدوات التكنولوجية بشكل فعّال، سيمكّن الشركات من اتخاذ قرارات توظيف مدروسة، تلبي احتياجات السوق دون الإخلال بالميزانية العامة.

المصدر: فوربس