كيف تتفادى مشكلة مواعيد مهام العمل؟

كيف يمكن تفادي مشكلة مواعيد مهام العمل

النصيحة

الشرح

1- عدم الاعتماد على الذاكرة فقط في حفظ الملاحظات

- قد يملك المرء ذهنًا قويا لكن لا ينبغي له أن يثق فيه في حفظ كل صغيرة وكبيرة في شؤون حياته، كما أن كم المهام الموكلة إليه كل يوم تضغط عليه كثيرا.
 

- عندما يطرأ على ذهن المرء فكرة ما بشأن عمله أو تستجد بعض المهام عليه أن يسارع بتسجيلها بمواعيدها في مفكرته الشخصية.
 

- يضع ذلك أمام المرء خريطة مهام توضح له بشكل مفصل الترتيب الزمني لمسؤولياته وتتيح له فرصة لتصور سبل إنجازها.
 

2- الآن هو الوقت المناسب

- إذا حان وقت مهمة ما فينبغي إنجازها على الفور والحرص على الالتزام بوقتها.
 

- من أسس الاحتراف الناجح للعمل الالتزام بمواعيد بدء وإنهاء المهام، ولا ينبغي التأجيل إلا في الظروف الطارئة.
 

- يجعل ذلك صاحب العمل متقدما على الوقت ويقلل المخاطر المترتبة على عدم الوفاء بالمواعيد.
 

- أيضا يصنع ذلك "فترة عازلة" تتيح للمرء وقتا مهما لمراجعة خطواته خاصة عند العثرات أو الأخطاء.
 

3- تقسيم المشروع

- ينصح الخبراء ألا يتصور المرء مشروعه المنتظر وهو في صورته الكاملة، ويفضل أن يقسمه إلى وحدات صغيرة "قابلة للاستيعاب".
 

- مع إتمام كل مهمة يشعر المرء أنه أنجز شيئا، مما يمنحه دفعة لمواصلة التقدم وإنجاز المهمة التالية وهكذا.
 

4- العمل بمبدأ الضرورة العاجلة وليس الأهمية

- عند إعداد المهام في المفكرة ينبغي كتابتها بأقربها تاريخا وليس أهمها لأن ذلك يساعد في الحفاظ على المواعيد النهائية، وبهذه الطريقة تنجز جميع الواجبات.
 

5- غلق الباب في وجه أي مصدر لتشتيت الانتباه

- عندما يملك المرء القدرة على تقسيم مشروعه إلى وحدات وتنظيم أنشطة وترتيب المهام بمواعيدها وأولوياتها فإنه ينسى في الغالب توقع "مظاهر صرف الانتباه".
 

- مهما كان السبب الذي يصرف الانتباه عن المهام الحالية فإنه سيؤدي في النهاية إلى إبطاء وتيرة العمل والتأثير بالسلب على نتائجه.
 

- ينصح الخبراء أصحاب الأعمال في هذا الشأن بألا ينصرف انتباههم عن مهامهم الأساسية حتى لو احتاج الأمر إغلاق الهاتف وقطع الاتصال بالإنترنت أو حتى ترك مكان العمل لفترة من الوقت.

6- في التخطيط...لا انتظار حتى الدقيقة الأخيرة

- إعداد تخطيط لمشروع مثل إعداد خطة سفر ، فلا يصح أن ينتظر المسافر حتى الدقائق الأخيرة قبل سفره كي يعد برنامج رحلته.
 

- التخطيط المبكر له أكثر من فائدة، فهو لا يساعد فقط على الوفاء بالمواعيد النهائية في مهام المشروع بل يسهم أيضا في مراحل تالية في الانتهاء من المهام حتى قبل مواعيدها.