10 طرق لأتمتة الأعمال وزيادة الكفاءة

10 طرق لأتمتة الأعمال وزيادة الكفاءة

الطريقة

الشرح

1- تطبيق الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي

أصبح من الممكن الآن تحويل مقاييس العمل إلى بيانات ثم تحويل هذه البيانات إلى محرك ذكاء اصطناعي يختار أفضل الأسعار والطرق للتسويق الرقمي.

يمكن الاعتماد على منصتي "جوجل كلاود" أو "مايكروسوفت أزور"، اللتان تقدمان خدمة الحوسبة السحابية، مما يساعد على تخزين البيانات وتحليلها وإدارتها وزيادة كفاءة العمل.

2- إنشاء دورة مبيعات ودورة أعمال

تبدأ دورة المبيعات عندما يظهر العميل اهتمامه بالمنتج وتنتهي عند شرائه، ويتم تسويق المنتج ودفع الناس للحصول عليه من خلال دورة الأعمال.

ويمكن الاعتماد على الأتمتة في هذه العملية، حيث تنفق الشركات الكبيرة مبالغ طائلة لزيادة عدد زوار موقعها، وتعزيز معدل تحول الزوار إلى مشترين محتملين.

3- التكرار

البحث عن حلول آلية للقيام بالمهام المكررة التي تهدر الوقت والطاقة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وأتمتة هذه العملية، ويساعد ذلك في تعزيز تجربة العملاء.

4- سهولة عملية الأتمتة

لا تحتاج عملية الأتمتة أن تكون معقدة لتعمل بفعًالية، فالنظم المعقدة تحتاج إلى المزيد من الصيانة، ويمكن الاعتماد على تطبيقات بسيطة للقيام بمهام مثل حجز المواعيد.

5- فريق قوي

لا يمكن لشخص واحد أن يقوم بكل المهام، لذلك توظف الشركات الكبيرة فريق قوي للقيام بمهارات محددة مثل كتابة النصوص والتسويق عبر البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن الاستعانة بموظفين أكفاء من خارج الشركة للقيام بهذه المهام، ويساعد ذلك في خفض التكاليف.

6- 20 دقيقة يوميًا

في بداية العمل قد يحتاج رائد الأعمال إلى القيام بكل شيء بنفسه في البداية، لذلك من الضروري تدريب أشخاص ووضع إجراءات موحدة للعمل.

يساعد ذلك فريق العمل فيما بعد على معرفة كيفية حل المشكلات وحدهم، ولن يحتاج رائد الأعمال حينها إلا لـ 20 دقيقة يوميًا لمتابعة سير العمل.

7- التوقف عن أداء المهام اليومية

قبل إطلاق الشركة يحتاج رائد الأعمال إلى بذل الجهد والوقت والاهتمام بكل التفاصيل، لكن بعد إطلاقها يحتاج إلى التوقف عن أداء المهام اليومية، والقيام بدلاً من ذلك بتقييم الأداء.

يمكن إعداد تقارير أسبوعية ورصدها 3 مرات في الأسبوع لمتابعة أداء فريق العمل، مما يوفر الوقت للعمل على نمو الشركة.

8- التدريب والاستعانة بخبراء خارجيين

ينبغي تعليم فريق الشركة وإرشادهم بصورة مستمرة، وتقييم أدائهم من خلال طرح الأسئلة بدلاً من تقديم إجابات.

ويمكن جلب خبراء خارجيين موثوق بهم في مجالات مثل التسويق والمبيعات والرد على المكالمات.

9- تنظيم إدارة المهام والاتصالات

يمكن الاستعانة بمساعد افتراضي لأتمتة عمليات مثل تعيين الموظفين.

من الضروري إنشاء أدوار محددة حتى يتمكن المساعد الافتراضي من توجيه المهام للعضو المناسب في الفريق.

10- الالتزام بخطة من خمس خطوات

تشمل هذه الخطوات التالي:

- معرفة كافة التفاصيل الداخلية والخارجية والمناصب المهمة.

- عدم إهدار أموال الشركة، إذ ينبغي أن يخصص صاحب العمل راتب لنفسه ويلتزم بألا يتجاوزه.

- معرفة نقاط ضعف الشركة ومحاولة تحويلها إلى نقاط قوة.

- تحديد طريقة التفكير التي يتطلبها كل منصب وتوظيف المرشحين على هذا الأساس.

- منح الأشخاص الثقة والفرصة للقيام بمهام عملهم.