كيف تتمكن من إنجاز أكبر قدر من المهام في يوم واحد؟

كيف تتمكن من إنجاز أكبر قدر من المهام في يوم واحد؟

الاستراتيجية

الشرح

1- الأهم أولاً

- يغفل كثيرون أهمية تحديد المهمة الأهم لإنجازها أولاً عند إعداد جدول العمل اليومي، رغم ما لذلك من مزايا، فعندما ينجز الشخص أهم مهمة لديه في بداية يوم العمل فإن ذلك يثير حماسه لإنجاز باقي المهام، بالإضافة إلى أن الأبحاث أظهرت أن بداية يوم العمل يكون أكثر هدوءًا وأقل ازدحامًا، مما يساعد الأشخاص على التركيز، لذلك يُفضل القيام بالمهمة الأهم في ذلك الوقت.

- يُنصح بتخصيص وقت في جدول العمل يتراوح بين 30 إلى 90 دقيقة، لإنجاز المهمة الأهم، ومن الضروري أيضًا تجنب فحص البريد الإلكتروني أو مواقع التواصل الاجتماعي خلال ذلك الوقت منعًا للتشتت.

2- ملء جدول العمل

- من المهم ملء جدول العمل بشكل كامل بالمهام والأنشطة، فيمكن تقسيم الجدول إلى وقت مخصص للعمل المهم، ووقت آخر للعمل غير المهم، فضلاً عن تخصيص وقت للراحة.

- عندما يكون جدول العمل ممتلئًا، يصعب إهدار الوقت في أمور غير مهمة، فالشخص يعرف حينها بالتحديد كيف سيقضي وقته، ويمكن أن يرفض القيام بأي شيء يطلبه منه الآخرون ويتعارض مع جدول العمل.

3- تقنية بومودورو

- تعني هذه التقنية تخصيص 25 دقيقة للعمل المتواصل، يركز خلاله الشخص على مهمة واحدة، قبل أن يأخذ خمس دقائق راحة، ثم يعاود العمل مرة أخرى بنفس الطريقة ثلاث مرات أخرى، قبل أن يأخذ فترة راحة طويلة.

- تساعد هذه التقنية الأشخاص على التركيز بشكل أفضل دون تشتت، كما أنها لا تسبب الإرهاق لهم.

4- تدفق الطاقة

- مستويات الطاقة لدى الأشخاص ليست ثابتة طوال اليوم، فهناك أوقات معينة خلال اليوم يكون فيها الشخص أكثر نشاطًا ويقظة، قبل أن يحتاج للحصول على بعض الراحة، وبالتالي يمكن للشخص إعداد جدول العمل بناءً على الوقت الذي يكون فيه مفعمًا بالطاقة، بحيث يخصص وقتًا يتراوح بين 50 إلى 90 دقيقة للعمل، ثم يخصص وقتًا من 20 إلى 30 دقيقة للراحة.

5- تدفق المهام

- يعني ذلك تجميع المهام المتشابهة معًا، فكلما زادت مدة تركيز الشخص على نوع واحد من المهام، زادت سرعته في إنجازها، فمن الممكن تخصيص وقت لإنجاز كل المهام الإدارية معًا على سبيل المثال، ووقت آخر لإنجاز المشروعات الإبداعية.

6-تحديد الوقت الذي تستغرقه المهام

- من المشكلات الأساسية التي تواجه الأشخاص عند إعداد جدول العمل، أنهم لا يعرفون بالتحديد الوقت الذي ستستغرقه المهمة، لذلك من المهم أن يرصد الأشخاص الوقت الذي يحتاجونه لإنجاز المهام المتعددة، حتى يساعدهم ذلك عند إعداد جدول العمل للأسبوع التالي.

- يمكن استخدام برنامج "RescueTime"، ويساعد هذا البرنامج الأشخاص على رصد الوقت الذي يقضونه على المواقع والتطبيقات المختلفة، والوقت الذي يقضونه في إنجاز مهام معينة.

7- تحديد وقت لفحص رسائل البريد الإلكتروني والدردشة

- يهدر معظم الأشخاص الكثير من الوقت خلال اليوم في فحص البريد الإلكتروني ومواقع التواصل، مما يؤثر على طاقتهم وإنتاجيتهم.

- يمكن بدلاً من ذلك تخصيص أوقات محددة خلال اليوم لفحص رسائل البريد الإلكتروني، والرد على رسائل الآخرين، ويمكن تخصيص هذا الوقت بعد إنجاز المهمة الأهم في اليوم، وخلال فترة بعد الظهر حين يكون مستوى الطاقة منخفضًا.