نصائح لإدارة القوة العاملة الموزعة بفاعلية

نصائح لإدارة القوة العاملة الموزعة بفاعلية

النصيحة

الشرح

1- محاكاة طريقة التعامل في المكتب

- يتيح وجود الموظفين داخل مقر الشركة التعامل وجهًا لوجه بين أعضاء الفريق سواء من خلال محادثات خاصة بالعمل أو مجرد محادثات بسيطة، مما يساعدهم على الشعور بالارتياح مع بعضهم البعض، ويحسن بيئة العمل ويزيد إنتاجيتهم.

- من المهم محاكاة طريقة التعامل في المكتب في حالة العمل عن بعد ولكن رقميًا، وذلك من خلال دعوة أفراد الفريق لدردشة جماعية وكأنهم داخل غرفة الاستراحة.

- ينبغي جعل المناقشات الخاصة بالعمل في قناة منفصلة، حتى لا يختلط الحديث الخاص بالعمل بالأحاديث الودية.

2- استخدام أدوات الإنتاجية المناسبة

- هناك مجموعة كبيرة من البرامج والتطبيقات التي تتيح رقمنة العمليات الإدارية، فإلى جانب البريد الإلكتروني والدردشة هناك ثلاث أدوات فعالة:

1-برنامج إدارة المشروع: هي أداة مهمة جدًا فيما يتعلق بالتعاون بين أعضاء الفريق الذين يعملون عن بعد وللعاملين في المكتب نفسه أيضًا، فيمكن من خلالها إرسال آخر المستجدات وتحديد المهام والمواعيد النهائية وغيرها من التوجيهات في الوقت الفعلي لضمان زيادة الإنتاجية.

2-خدمة مؤتمرات الفيديو: تُستخدم هذه الخدمة بشكل أساسي لعقد الاجتماعات والعروض التقديمية، ويمكن لجميع أعضاء الفريق الحضور والاستماع ومشاركة أفكارهم من أي مكان يوجدون به في العالم

3-الاستمارات والتوقيع: نظرًا لأن المستندات سوف يتم إرسالها عبر الإنترنت، فمن المهم أن تستخدم الشركات برنامجا يساعد على ملء المستندات وتوقيعها دون الحاجة إلى طباعتها، فذلك يوفر الموارد والوقت ورسوم البريد.

3- تحديد جدول سنوي للتجمعات غير الرسمية

- يكون أعضاء الفريق الذين يتقابلون يوميًا في مكتب العمل علاقة قوية خارج إطار العمل، إلا أن من الصعب أن تتوافر نفس هذه الفرصة من خلال الدردشة عبر الإنترنت، خاصة إذا لم يتقابل أعضاء الفريق شخصيًا من قبل.

- من أجل مواجهة هذا التحدي يمكن التخطيط لنشاط سنوي يمتد عبر أسبوع لجميع أعضاء الفريق، يمتزج فيه العمل بالترفيه، مما يسمح لكل أعضاء الفريق بالتفاعل مع بعضهم البعض ومشاركة الأفكار وأفضل الممارسات، بالإضافة إلى قضاء وقت ممتع، ومن المهم تغيير موقع التجمع كل عام لبث الحماس بداخلهم.

- يمكن أن يساعد ذلك كثيرًا في رفع الروح المعنوية لجميع أعضاء الفريق، وزيادة تعاونهم أثناء العمل على مدار العام.

4- منح أعضاء الفريق بعض الاستقلالية

- يساعد منح أعضاء الفريق استقلالية في زيادة الرضا الوظيفي، كما يشعرهم بمسؤولية أكبر مما يساعد على تحسين جودة العمل ويؤدي إلى زيادة الإنتاجية ويزيد شعورهم بالولاء للشركة.

- من المهم السماح للعاملين عن بعد بإيجاد حلول مبتكرة للمشكلات، ويتيح ذلك لصاحب العمل التركيز على المشروع بأكمله.

5- الاتفاق على ساعات عمل مناسبة للجميع

- قد يتسبب اختلاف التوقيت بين البلدان في عدم تواصل أعضاء الفريق في نفس الوقت، فقد لا يجيب أحد الأفراد على بريد إلكتروني مُرسل له في الصباح من أحد البلدان لأن الوقت في هذه اللحظة في الدولة التي يعيش فيها بالليل وليس بالصباح.

- يمكن علاج هذه المشكلة من خلال الاتفاق على وقت مناسب يمكن فيه لجميع الأشخاص من أن يكونوا متصلين بالإنترنت، ويمكن أن يصوت أعضاء الفريق لاختيار ساعة أو ساعتين في اليوم يمكن خلالهما لأي شخص من أفراد الفريق الرد إذ ما تم الاتصال به أو أُرسل إليه أي بريد إلكتروني.