استراتيجيات تساعد الشركات على التواصل بشكل أفضل مع موظفيها وعملائها

5 استراتيجيات لمساعدة الشركات على التواصل بشكل أفضل

الاستراتيجية

الشرح

1- الموضوعية

- قد تكون التغذية الاسترجاعية غير الموضوعية أمرًا سيئًا وخطيرًا لأنها تكون قائمة على المشاعر، وعلى عكس ذلك فإن التغذية الاسترجاعية الموضوعية تكون فعالة وبعيدة عن العواطف.

- ومن أجل الحصول على استجابة موضوعية من جانب العملاء يجب التفكير في كيفية جعل الأفكار التي تطرحها الشركة ملموسة ومحددة وليست مجردة أو نظرية، ويمكن فعل ذلك باستخدام البيانات أو الأمثلة السابقة لدعم الفكرة.

- من المهم أيضًا جعل الفكرة المطروحة مترابطة عبر استخدام الاستعارات لوصف الاقتراحات أو النتائج المرجوة، كما أنه من المهم أيضًا تصنيف الخيارات والحلول من أجل التوصل إلى تقييم جماعي أفضل يمكن العمل وفقًا له.

2- التفكير في وجهة النظر الخاصة

- ينبغي أن يظهر الشخص التزامه وحرصه على التعاون من خلال التفكير في وجهة نظره الخاصة قبل أن يدعو إلى اجتماع أو يطلب استشارة زميل له.

- يمكن أن تشكل وجهة النظر هذه نقطة انطلاق للمحادثة أيضًا، حيث يمكن أن يبدأ الشخص حديثه بتقديم فكرته ويستمع إلى ردود الفعل عليها، ومن المهم أن يعبر عن أسباب تفكيره بهذه الطريقة أثناء شرحه الفكرة، ثم عليه بعد ذلك أن يستمع إلى فريقه ويفكر في كيفية الاستفادة من ردود الأفعال لجعل الفكرة أكثر فعالية.

3- الاستماع من أجل الفهم

- سواء كان الشخص يستشير فريقا من الخبراء أو العملاء فإنه يحتاج إلى أن ينصت إلى كلامهم جيدًا حتى يفهم كيف شكلت تجاربهم السابقة رؤيتهم الحالية.

- من المهم أيضًا ألا يكتفي الشخص بفهم ما يفكر فيه أعضاء الفريق، فحتى يستفيد من خبرات أعضاء الفريق يحتاج إلى أن يفهم أيضًا لماذا يفكرون على هذا النحو، لذلك عليه أن يستمع أولاً إلى كلامهم ثم يبدأ في طرح الأسئلة "لماذا، وكيف".

- يساعد الاستماع وطرح الأسئلة على فهم وجهات نظر أخرى تمكن الشخص من استيعاب كافة جوانب الأمر والوصول إلى حل أكثر تحديدًا وتفصيلاً.

4- فهم الآخرين ومعرفة ميولهم

-من المهم أن يفهم الشخص الآخرين وميولهم، فقد يكون أحدهم مشتتًا لأن لديه موعدا نهائيا لتسليم عمل ما، أو أن يكون على الشخص التحدث إلى أحد المساهمين الذي يعرف معلومات قليلة عن فكرة الشخص.

- ينبغي على الشخص أن يضع نفسه مكان الآخرين أولاً، وأن يفهم الضغوط التي يمرون بها، وما إذا سبق وشاركوا في عمل مشابه لما يرغب الشخص في القيام به أم يجب أن يقدم لهم الشخص أحدث البيانات والمعلومات الخاصة بالأمر.

- من المهم أن يختار الشخص التوقيت المناسب الذي يشعر فيه الآخرون بالارتياح، ويكونون على استعداد للمشاركة بأفكارهم.

5- توضيح الأهداف

- يحتاج الشخص إلى أن يكون مُحددًا بشأن أهدافه والخطوة التالية، فقد يكون لديه موعد نهائي يجب أن ينفذ فيه المهمة على سبيل المثال، لذلك يجب أن يكون متأكدًا من أن الآخرين يعرفون الخطوة التالية حتى يتمكنوا من وضعها في الحسبان عند التفكير في حل ما.

- من المهم قبل أن يطرح الشخص تفاصيل الأمر على الآخرين أن يخبرهم مباشرة بما يحتاجه منهم لدفع العمل إلى الأمام، وأن يكون واضحًا بشأن نوع التوجيهات والتعليقات التي يحتاج إليها، فمبجرد أن يفهم الآخرون ما هو متوقع منهم يمكنهم حينئذ أن يوجهوا تركيزهم لتلبية التوقعات بدقة أكبر.