كيف يدير مشاهير مثل "جيف بيزوس" و"ريتشارد برانسون" اجتماعاتهم بكفاءة؟

6 قواعد لإدارة الاجتماعات بكفاءة

القاعدة

التوضيح

عدد قليل

- عندما يحضر عدد كبير في الاجتماعات، تتزايد الآراء والتعليقات ويتحول الأمر إلى ساحة جدل، بينما يحرص أغنى رجل في العالم ومؤسس "أمازون" "جيف بيزوس" على حضور عدد قليل من الأشخاص في اجتماعه.

- اشتهر عن "بيزوس" شراء فطيرتي "بيتزا" للحضور في الاجتماع، وبالتالي، فإن العدد الذي يحضر سيكفيهم تناول الفطيرتين.

- حدد "لاري بيدج" في "جوجل" أيضا قاعدة تفرض عدم حضور أكثر من عشرة أشخاص اجتماعه من أجل تحقيق المزيد من التركيز وفرصة للجميع للحديث وإبداء الآراء.
 

الخروج بنتائج

- في "فيسبوك"، يحاول المدير التنفيذي "مارك زوكربيرج" التمسك بقاعدتين الأولى أنه يطلب من الموظفين إرسال بنود وموضوعات الاجتماع مسبقا كي يتركز الاجتماع على المناقشات فقط، والثانية أنه قبل الاجتماع، يتم تحديد هدف ما.

- تبدأ اجتماعات "فيسبوك" عادة  بسؤال: "هل نحن هنا في اجتماع كي نتخذ قرارا أم كي نجري مناقشة؟"

- لا تزال هناك اجتماعات في عام 2018 لا يتمخض عنها أي نتائج، وبالتالي، يجب التشديد على عدم ضياع الوقت في الاجتماعات أو في مناقشات وجدل دون الخروج بشيء.
 

تبسيط الأمور

- يعمل مديرون تنفيذيون بارزون مثل "جيف بيزوس" و"ستيف جوبز" و"لاري بيدج" على تبسيط الأمور في الاجتماعات لسهولة الاستيعاب.

- اشتهر عن "جوبز" كراهيته التعقيدات في الاجتماعات والاستعانة بأدوات العرض مثل "باوربوينت"، ولكنه كان محبا للتبسيط في عرض الأفكار والمناقشات.

- لم يستعن "جوبز" بـ"باوربوينت" سوى في المؤتمرات واجتماعات مع عملاء وفريق عمل كامل، فهو يرى أن هذه الوسائل تصرف الأنظار وتشتت التركيز.
 

إبلاغ الجميع بالمحتوى

- يشدد "بيزوس" قبل الاجتماع أن يأتي كل شخص من الحضور ومعه ورقة أو مسودة من أجل التأكيد على استيعاب الجميع أي فكرة أو مناقشة أو قرار يتخذ.

- من أجل ذلك، فإن مسؤولي "أمازون" يهتمون كثيرا بالاجتماعات مع "بيزوس" ويستعدون لها جيدا.
 

المشاركة من الجميع

- كان "جوبز" يطالب كل الحضور في اجتماعاته بمسؤولية مباشرة ومهمة محددة لضمان مشاركتهم وتحقيق النتائج من الجميع.

- عند إشراك كل فرد في الاجتماع واضطلاعه بدور ما، فإن ذلك يعد بمثابة تدريب على المسؤولية ويكون له فائدتان الأولى التأكيد على دور كل شخص في الاجتماع والثانية أن يكون لكل شخص رأي وصوت يشجع على المناقشة.
 

النشاط والحركة

- في العصر الحديث، لم تعد الاجتماعات في مكان واحد وبجلوس الحضور حول الطاولة أمرا مألوفا بسبب التكنولوجيا وأدوات الاتصال مثل "سكايب" و"فيس تايم".

- يحب مؤسس "فيرجن جروب" "ريتشارد برانسون" عقد اجتماعات واقفا أو متحركا حيث أكد على أن الحركة والمشي أثناء الاجتماعات يحفز خروج الأفكار الجديدة واتخاذ القرارات سريعا وبكفاءة.

- أوضح "برانسون" أن عقد الاجتماعات أثناء المشي أو الوقوف يوفر الوقت ويزيد التركيز، كما يجب التنويع في أماكن حضور الاجتماعات كالهواء الطلق أو فوق الأسطح وغيرها.