6 خطوات لإخبار الموظفين بأن تغييراً تنظيمياً قادم

6 خطوات لإخبار الموظفين بأن تغييرا تنظيميا قادم

النقطة

الشرح

1- تحديد وقت كافٍ لإعداد المحتوى والإعلان عنه ومتابعة الأمور

- من الضروري أن يدرك رائد الأعمال أن الأمر لن يتوقف على عقد اجتماع واحد مع كل أعضاء الفريق، ولكن من الممكن أن يتبع ذلك مجموعة من المحادثات الجماعية أو المحادثات الفردية لإجراء المتابعة اللازمة.

- من المهم أيضًا بذل جهد كافٍ لتنسيق البيانات حتى لا يفاجأ أي شخص ويكون غير جاهز إذا تم إصدار البيانات على فترات مختلفة من قبل المديرين.

- ورغم أن ذلك يبدو وكأنه إفراط في التخطيط، إلا أنه يوفر الوقت والجهد على المدى الطويل، لأنه يعطي للموظفين فرصة فهم عملية التغيير وتلقي المعلومات من المصادر الصحيحة.
 

2- إعداد كل مستويات الإدارة لمهمة شرح البيان لباقي الموظفين

- من الضروري توفير التدريب اللازم لكل من سيقوم بعملية نقل البيان، بدلاً من قيامهم بنقل الأخبار بطريقة غير مناسبة دون شرح الأسباب، مما يجعل الموظفين يواصلون عملهم وهم يشعرون بإحباط واستياء مما يؤثر على الشركة كلها.
 

3- شرح المشكلات التنظيمية وكيفية علاج الحل الجديد لها

- بدلاً من الاكتفاء بإصدار بيان خاص بالتغيير الجديد، ينبغي تقديم خلفية عن الطرق المُستخدمة التي لم تعد صالحة للشركة، وشرح الأسباب التي تجعل الخطة الجديدة أفضل طريقة لتحقيق النتائج المرجوة.

- يمكن التركيز على مساوئ الطرق الحالية التي تضر بالعملاء، وتكبد الشركة نفقات إضافية، والتأثير السلبي على العلامة التجارية، وكيف سيساعد التغيير على معالجة هذه المشكلات.
 

4- إضفاء الطابع الشخصي على أثر التغيير والقرار

- من المهم أن تقدم الشركة دعمًا أو خدمات تساعد الموظفين على التأقلم مع الأوضاع الجديدة القادمة، لأنها إذا لم تفعل ذلك فمن المحتمل ألا يفهم الموظفون كيف سيؤثر هذا التغيير على عملهم، لذلك من الضروري قبل الاجتماع أن يتم التحضير والاستعداد للإجابة عن كل الأسئلة الشخصية على الفور.
 

5- منح الأشخاص المتأثرين بالتغيير فرصًا متعددة

- عندما تتيح الإدارة للموظفين المتأثرين بقرار التغيير فرصًا متنوعة وتتيح لهم المشاركة في عملية اتخاذ القرار فإنهم يشعرون بالاحترام والاستقلالية حتى ولو كان القرار سيؤثر على وضعهم.

- فعندما يشعر الموظفون بأن لهم دورًا في عملية صنع القرار يمكنهم اقتراح حلول عملية، حتى ولو كانت هذه الحلول ستشمل خفض الأجور أو المزايا التي يتمتعون بها.
 

6- إظهار التواضع والمسؤولية

- يظن العديد من المديرين أنهم سيقنعون الموظفين بالتغيير بطريقة مناسبة إذا قالوا إنهم هم أنفسهم سيعانون من هذا التغيير، إلا أن علاج المشكلة باعتبارها مسؤولية مشتركة يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية.

- يُمكن بدلاً من ذلك بدء الكلام بـ "آسف، لم أتوقع.." أو "كنت متحمسًا للغاية تجاه.." لإظهار الجدية والشعور بمدى تأثير القرار على الآخرين.

- وفي حالة عدم وجود إجابة عن سؤال ما تم طرحه فجأة في الاجتماع يمكن الإجابة بـ "هذا سؤال لم نفكر به، لكنه سؤال جيد، سوف نجيب على الجميع الأسبوع المقبل".