كيف يمكن التغلب على انخفاض إنتاجية الموظف بسبب متابعة البريد الإلكتروني؟

كيف يمكن التغلب على انخفاض إنتاجية الموظف بسبب متابعة البريد الإلكتروني؟

الطريقة

الشرح

1- تجنب فحص البريد الإلكتروني في الصباح وخارج أوقات العمل

- يميل كثيرون لفحص رسائل البريد الإلكتروني بمجرد استيقاظهم من النوم، كما يميل كثيرون أيضًا أن يتحققوا من الرسائل بمجرد أن يتلقوا إشعارًا، حتى ولو كان الوقت متأخرًا أو أثناء إجازاتهم.
 

- تكمن المشكلة في هذا الأمر في أنها تجعل الآخرين يشعرون أن الشخص متاح للرد عليهم في أي وقت، كما أنها تجعل الشخص يفكر طوال الوقت في رسائل البريد الإلكتروني التي تأتيه ليلاً ونهارًا.
 

- من المهم أن يخصص الشخص وقت الصباح للتفكير في الأولويات وإعداد قوائم بالمهام التي عليه إنجازها خلال اليوم، والبدء في إنجاز المهام الأكثر أولوية، بدلاً من فحص رسائل البريد الإلكتروني.
 

2- تفريغ صندوق البريد الوارد يوميًا

- يمكن تنفيذ ذلك من خلال:
 

- الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق دقيقتين أو أقل.
 

- تفويض مهمة الرد للأشخاص المناسبين.
 

- إذا لم يكن البريد الإلكتروني يستلزم الرد السريع، يمكن تأجيل الرد لوقت أفضل.
 

- يمكن حذف رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة.
 

- إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات سوف يحتاجها الشخص فيما بعد، يمكنه إضافتها إلى الأرشيف.
 

3- التوقف عن وضع كل الأشخاص في العمل في خانة CC في البريد الإلكتروني

- يمكن وضع جميع أعضاء فريق العمل في هذه الخانة فقط عندما تكون هناك حاجة لإرسال معلومات ينبغي أن يعرفها الجميع، ومن المهم في هذه الحالة أن يُطلب منهم أن يردوا على البريد الإلكتروني بشكل فردي، وليس باستخدام زر "الرد على الجميع".
 

- في الحالات الأخرى، وعندما لا يستلزم الأمر إرسال بريد إلكتروني للجميع، فمن المهم أن يتم وضع الأطراف المعنية فقط في خانة CC في البريد الإلكتروني، وليس جميع أعضاء الفريق.
 

4- تخصيص وقت محدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني

- الأشخاص الذين يقومون بتخصيص وقت محدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني يكونون أكثر إنتاجية من أولئك الذين يتحققون من البريد الإلكتروني بهم طوال اليوم ومع كل إشعار جديد.
 

- يمكن علاج هذه المشكلة من خلال إيقاف إشعارات رسائل البريد الإلكتروني، وتخصيص وقت محدد في اليوم للرد عليها.
 

5- الاستفادة من فريق العمل واستخدام أدوات إدارة البريد الإلكتروني

- يمكن تفويض مهمة فحص رسائل البريد الإلكتروني لأحد أعضاء فريق العمل، الذي يمكنه فصل الرسائل المهمة عن تلك الرسائل التي لا تستلزم الرد الفوري.
 

- إذا لم يكن هناك موارد كافية لتعيين شخص للقيام بهذه المهمة، فيمكن حينئذ استخدام أدوات مثل "Sanebox" الذي يقوم بفرز رسائل البريد الإلكتروني وإرسال المهمة فقط إلى صندوق الوارد، وإرسال الرسائل غير المهمة إلى الأرشيف أو سلة المحذوفات.
 

6- إنشاء نموذج تشغيل جديد للبريد الإلكتروني الخاص بالشركة

- يمكن العمل مع أعضاء الفريق لتحسين التجربة كلها من خلال إعداد نموذج تشغيل جديد للبريد الإلكتروني، وينبغي أن يشمل ذلك:
 

- تحديد طرق التواصل الأفضل، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو من خلال طرق أخرى، فعلى سبيل المثال قد يحتاج التواصل الجماعي إلى استخدام أداة لإدارة المشروع بدلاً من الدخول في سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني.
 

- يمكن استخدام منصات أخرى للتعاون والاتصال بين أعضاء الفريق مثل برامج إدارة المشروعات، ويمكن استخدام خدمات المراسلة الداخلية، مثل "Slack" و"Yammer" إذا كانت هناك حاجة للتواصل مع الفريق بسرعة.
 

- حظر "الرد على الكل".
 

- مشاركة النصائح الخاصة بفحص رسائل البريد الإلكتروني بفعالية مع فريق العمل حتى يتمكنوا من إدارة صندوق البريد الوارد بشكل جيد.
 

7- الالتزام بآداب البريد الإلكتروني

- يساعد الالتزام بآداب البريد الإلكتروني على إنجاز المزيد من المهام، وتوسيع شبكة المعارف، وتشمل هذه الآداب:
 

- كتابة سطر واضح ومحدد في خانة العنوان أو الموضوع، إذ عادة ما يتم تجاهل الرسائل التي تكون بلا عنوان، كما يساعد ذلك على جعل متلقي البريد الإلكتروني يعرف محتواه دون فتحه.
 

- ضمان أن الرسالة يمكن قراءتها بسهولة، وعدم إغراقها بالعواطف أو علامات التعجب، فهي ليست عملا أدبيا أو رواية، ويمكن الاستعانة بالأرقام لتسليط الضوء على نقاط معينة.
 

- مراجعة الرسالة قبل إرسالها، للتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية أو النحوية.
 

- تضمين البريد الإلكتروني لما يُسمى في علم التسويق بـ "Call To Action"، وهي عبارة عن رسالة تحمل رابطًا يحث المتلقي/الجمهور المستهدف على القيام بالشراء أو التفاعل مع الرسالة الإعلانية وتساعده على معرفة المزايا التي سيحصل عليها إذا ما تفاعل مع الرسالة التي يتضمنها البريد الإلكتروني.
 

- إضافة توقيع ومعلومات الاتصال الخاصة بالمُرسل حتى يتمكّن متلقي الرسالة من الاتصال به عند الحاجة.
 

8- تأجيل الرد

- يقوم معظم الأشخاص بالرد على رسائل البريد الإلكتروني بمجرد تلقيها، إلا أنه من الأفضل تأجيل الرد على الرسائل لمدة ساعة أو يوم أو حسبما يسمح جدول الأعمال.
 

- إذا شعر الشخص بالقلق من نسيان الرد على الرسائل، يمكنه استخدام ميزة الرسائل المؤجلة التي تتيح له إنشاء الرسالة وإرسالها في وقت لاحق.
 

9- الرد على رسائل أمس فقط

- هي طريقة ابتكرها المستثمر الأمريكي توني هسيه، والتي يدعو فيها الأشخاص للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة باليوم السابق فقط، ووفقًا له فإنه إذا كان بإمكان الرسائل أن تبقى دون رد لمدة 48 ساعة دون أن يتسبب ذلك في أي ضرر، فلا ينبغي على الشخص أن يجيب عليها في نفس اليوم، حتى ولو كان الرد مجرد كلمة واحدة.