كيف يمكن تحسين تفاعل الحضور بالفعاليات باستخدام التكنولوجيا؟

5 طرق تكنولوجية لتحسين المشاركة بالفعاليات

الطريقة

الشرح

1- الانطباعات الأولى

- نظام التسجيل هو أول شيء يراه الحاضرون، وبالتالي من المهم أن يكون نظام التسجيل واضحاً ومُصمماً جيداً، ويجب أن يتضمن هذا النظام ثلاث سمات أساسية:

أ- يجب أن يحتوي نموذج التسجيل على مجموعة كبيرة ومتنوعة من بيانات التسجيل دون أن يكون معقداً.
 

ب- ضمان إمكانية إنشاء أنواع خانات بيانات تناسب احتياجات الشركة (مربعات النصوص، أزرار الاختيارات، وغير ذلك).

ج- يجب أن يُسهل النظام عملية إرسال التحديثات أو التذكيرات وتتبع المدفوعات والمبالغ المستردة.
 

2- التواصل مع الحاضرين في أي مكان

- من المهم الاستفادة من ميزة استخدام الحاضرين للجوالات، وذلك من خلال:

أ- تحسين نماذج التسجيل عبر الإنترنت لتناسب الجوالات.
 

ب- توفير تطبيقات الجوال التي تتيح للحاضرين التنقل بشكل أسهل عبر البيانات الخاصة بالحدث، وإدارة جدول أعمالهم وإنجاز الاستبيانات، وإيجاد الحاضرين الآخرين.
 

3- الاستفادة من بيانات العام الماضي

- يتيح تحليل بيانات الفعاليات السابقة من العام الماضي تحديد أكثر وأقل الفعاليات نجاحاً، مما يساعد على التخطيط لفعالية أكثر نجاحاً في المستقبل.
 

- من المفيد تنظيم البيانات باستخدام أداة لتسجيل وإدارة الفعاليات وبرنامج إدارة علاقات العملاء، ويمكن ربط الأداتين معاً من أجل تسهيل تحديد الفعاليات الناجحة وغير الناجحة.
 

4- تعزيز العلامة التجارية

- من المهم إبراز العلامة التجارية وتعزيزها خلال الفعالية  من خلال:

أ- نموذج التسجيل موضحاً به العلامة التجارية.
 

ب- اختيار الألوان والصور وعرض الشعار داخل صفحات تطبيق الجوال.
 

ج- استخدام نظام إدارة الفعاليات الذي يتيح إعداد نماذج جاهزة لرسائل البريد الإلكتروني وتحميل جهات الاتصال، ولكن أيضاً مع إمكانية تخصيص كيفية ظهور هذه النماذج.
 

د-  تعزيز العلامة التجارية من خلال منح الحاضرين بعض السلع مجاناً.
 

5- التواصل بعد الفعالية

- لا تنتهي عملية مشاركة الحضور بانتهاء الفعالية، فمن المهم مواصلة التواصل مع الحاضرين حتى يشعروا أن الشركة تهتم بتجربتهم وببناء علاقة معهم، ويأتي هنا دور الأتمتة:
 

- ينبغي الربط بين بيانات التسجيل ونظام إدارة علاقات العملاء بإرسال رسالة بريد إلكتروني تلقائية إلى الحاضرين للمتابعة بعد انتهاء الفاعلية، لمعرفة آرائهم وردود أفعالهم تجاه التنظيم والمحتوى.

- إضافة الحاضرين إلى قائمة البريد الإلكتروني، وإرسال المعلومات المفيدة الخاصة بالشركة لهم باستمرار، حتى تحتفظ الشركة بالتواصل معهم.