4 قواعد لتقليل الآثار السلبية الناتجة عن التواصل المفرط مع الموظفين

4 قواعد لتقليل الآثار السلبية الناتجة عن التواصل المفرط مع الموظفين

القاعدة

الشرح

1- اتصال ذو اتجاهين

- عندما يحاول المدير إيصال رؤيته للموظفين وتنظيم العمل، فقد يلجأ إلى إلقاء خطاب لوقت طويل لعرض الأفكار الكثيرة التي لديه دون الاستماع إلى الموظفين.

- ينبغي أن يتأكد المديرون من أنهم يستمعون إلى الموظفين بقدر ما يتحدثون (إن لم يكن أكثر)، من خلال رصد الوقت الذي يتحدثون فيه والوقت الذي ينصتون فيه إلى الآخرين خلال الاجتماعات، ويمكن دعوة أعضاء الفريق للإدلاء بوجهات نظرهم مما يشعرهم بأهمية آرائهم.
 

2- عدم مقاطعة الموظفين خلال عملهم

- عندما ينهمك الموظفون في إنجاز المهام فلا يكون ذلك وقتًا مناسبًا لإجراء محادثة معهم، فإذا لم تكن هناك حاجة طارئة إلى ذلك من الأفضل عدم تشتيت ذهنهم بعيدًا عن المهام التي يركزون عليها.

- من المهم أيضًا أن يوفر المدير للموظفين فترات كافية تسمح لهم بالعمل بتركيز دون أي مقاطعة، ذلك لأن تقسيم يوم العمل من خلال جدولة العديد من الاجتماعات به يضعف الإنتاجية كثيرًا، وبذلك فإن أفضل وقت لإجراء المحادثات يكون في بداية يوم العمل أو قرب نهايته.
 

3- إجراء مقابلة شخصية لكل فرد في الفريق مرة كل شهر

- ينبغي أن يتيح المدير لكل عضو من أعضاء الفريق إمكانية إجراء مقابلة شخصية معه مرة واحدة شهريًا، لضمان إثارة جميع الأفكار والمخاوف، حيث يمكن أن يقول أعضاء الفريق في هذه الاجتماعات كل ما يريدونه.

- يمكن أن يطلب المدير من أعضاء الفريق أن يذكروا مشكلة واحدة على الأقل خلال هذه الاجتماعات، حتى يضمن أنهم يتحدثون بصراحة تامة، قد تكون هذه المشكلة متعلقة بالمنتجات التي تبيعها الشركة أو بالطريقة التي تُدار بها الشركة، ويمكن أن يقدم الموظفون أيضًا أفكارًا لتحسين العمل.
 

4- اتباع ما هو أكثر من سياسة الباب المفتوح

- وفقًا للعديد من الخبراء فإن إعلان المديرين عن أن أبوابهم مفتوحة أمام الموظفين ليس كافيًا، فالأهم من ذلك تشجيع الموظفين على التعبير عن مخاوفهم من خلال إظهار التجاوب معهم.

- يتحقق ذلك عندما يحرص المدير -عندما يعبر أحد الموظفين عن مخاوفه بشأن أحد الأمور- على متابعة المشكلة وتحديد العقبات والحفاظ على المضي قدمًا وبذل الجهود لحلها، كلما فعل المدير ذلك ازدادت ثقة الموظفين في قيمة طرح المشكلات.