كيف تضبط إيقاع اجتماعاتك مع مديرك لتصنع الفارق؟

- في خضم ثورة العمل الهجين، حيث تتلاشى اللقاءات العفوية وجهًا لوجه، وتئن صناديق البريد الإلكتروني تحت وطأة الرسائل التي لا تنتهي، يبرز الاجتماع الفردي مع مديرك كبوصلة استراتيجية لا غنى عنها.

- لم يعد هذا اللقاء مجرد إجراء روتيني، بل أصبح أداة حاسمة للحفاظ على التركيز، وتصويب المسار، وضمان بقائك في دائرة الضوء.

- لكن هذا اللقاء قد يكون سلاحًا ذا حدين؛ فالإفراط فيه استنزاف للوقت الثمين، والتفريط فيه يفتح أبواب سوء الفهم على مصراعيها، ويعرقل تقدمك، ويُضيّع عليك فرصًا قد لا تتكرر.

- إذن، كيف تصل إلى تلك النقطة المثلى التي تحقق التوازن المنشود؟ السر يكمن في فهم السياق، وقراءة المؤشرات، وإتقان فن إدارة الحوار.

مؤشرات تدق ناقوس الخطر: متى تحتاج إلى تكثيف اللقاءات؟

- قد تسير الأمور على ما يرام، وتشعر بالرضا عن وتيرة عملك ودعم مديرك، مما يدفعك إلى ترك الأمور تسير بتلقائية.

للاطلاع على المزيد من المواضيع والتقارير في صفحة مختارات أرقام

- ولكن، هناك ظروف استثنائية تتحول فيها زيادة وتيرة الاجتماعات من رفاهية إلى ضرورة قصوى. كن سبّاقًا واطلب تكثيف اللقاءات إذا وجدت نفسك في أي من المواقف التالية:

- بداية جديدة: عند بدء العمل مع مدير جديد أو المشاركة معه في مشروع لم يسبق لكما العمل عليه.

- مشاريع عالية المخاطر: حينما يكون المشروع على المحك، وتكون عواقب الخطأ فيه كبيرة.
 

- ضبابية المسار: إذا كان المشروع يكتنفه الغموض، ويتطلب قرارات سريعة ومتلاحقة للتكيف مع المستجدات.

- أما إذا شعرت بأن أداءك بدأ يتراجع في مهمة معينة، فلا تنتظر تفاقم الأزمة. بادر فورًا واقترح عقد اجتماعات يومية قصيرة.

- واحرص على ألا تجعلها ساحة للاتهامات أو الاعترافات المؤلمة، بل اجعلها جلسات عمل سريعة ومركزة. لأنه غالبًا ما يكون تراجع الأداء ناتجًا عن نقص في التوجيه أو الدعم.

- وهذه اللقاءات اليومية هي صمام الأمان الذي يعيد الأمور إلى نصابها، ويزودك بالدفة التي تحتاجها لتصحيح المسار.

قاعدة الدقائق الخمس عشرة.. بوصلة الكفاءة الخفية

- إذا كانت لقاءاتك الدورية مع مديرك تستغرق أقل من 15 دقيقة، فهذه قد تكون علامة تحذيرية. ففي هذا الوقت الضيق، كل ما يمكنكما فعله هو التأكد من عدم وجود مشكلات طارئة، دون الغوص في عمق الأمور. من الصعب جدًا معرفة ما إذا كانت الأمور تسير على ما يرام حقًا كما تظن.

- ولكن هنا يكمن سر الكفاءة الخفية؛ استغل تلك الدقائق الخمس عشرة بذكاء. لا تكتفِ بالتأكيد على أن كل شيء على ما يرام، بل استخدمها لطرح الأسئلة الاستقصائية حول تفاصيل عملك، ومناقشة سبل التحسين والتطوير.

- ستُدهش من حجم الإنجاز الذي يمكن تحقيقه في اجتماع مدته ربع ساعة فقط حين يكون مُعدًّا له بشكل جيد. جرّبها بنفسك مع أي مدير لم تتحدث معه بعمق منذ فترة، ومن المرجح أن تكون النتائج مُرضية للغاية.

فن إدارة الحوار.. كيف تجعل كل دقيقة مثمرة؟

- الوقت هو أثمن ما تملك في هذه اللقاءات؛ ولتحقيق أقصى استفادة، اجعل البساطة والتركيز عنوانًا لحوارك.
 

- استعد مسبقًا: جهّز نقاطك وأسئلتك. التحضير المسبق هو مفتاحك لدفع الحوار قدمًا بسرعة وفاعلية.
 

- كن مباشرًا: لا داعي للمقدمات الطويلة أو الحوارات المعقدة، خاصة إذا كانت الاجتماعات منتظمة. الهدف هو الوصول إلى لب الموضوع مباشرة.
 

- اختر التوقيت الأمثل: حاول جدولة اللقاءات في أوقات وأيام ثابتة. أما إذا كان جدول مديرك متغيرًا، فاجعل من إنهاء كل اجتماع بجدولة الاجتماع التالي ممارسة ثابتة لكما.

- بمجرد اعتيادك على هذا الروتين، ستجد أن 15 دقيقة كل أسبوع، أو كل أسبوعين، هي كل ما تحتاجه للحفاظ على تناغم مثالي. إنها معادلة ديناميكية تتغير بمرور الوقت وتتطلب منك حسًا تقديريًا.

- في النهاية، فإن تحديد وتيرة هذه اللقاءات ليس مجرد بند إداري في جدول أعمالك، بل هو استثمار استراتيجي في مسارك المهني، يضمن لك البقاء متناغمًا مع أهدافك، وممسكًا بزمام المبادرة.

المصدر: سيكولوجي توداي