5 طرق لتحسين إنتاجية فريق العمل عن بُعد

5 طرق لتحسين إنتاجية فريق العمل عن بعد

الطريقة

التوضيح

1- تعزيز الاتصال وطرق التواصل بين أعضاء الفريق

- لا بد من توطيد العلاقات بين العاملين لكي يعملوا بروح الفريق ويحققوا نتائج فعَّالة، والسبب هو أن توجهاتهم ستؤثر على سير العمل في نهاية اليوم.

- فتح غرفة للدردشة بين أعضاء الفريق على شبكة الإنترنت وتركها مفتوحة طوال اليوم، كما يمكن استخدام تطبيقات التواصل الاجتماعي في هذا الغرض.

- حث أعضاء الفريق على التواصل بشكل مستمر، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي، وإطلاعهم على كيفية عمل المؤسسة، والتأكد من مشاركة الجميع في الفعاليات والمشاريع المهمة.

2- تحديد الوقت الذي يقضيه فريق العمل في كل مهمة

- ينص قانون "باركنسون" على أن العمل يتوسع لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه، وهذا يدعو إلى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما.

- يميل أي مشروع إلى استغراق الوقت المخصص له في ساعات محددة لفريق العمل.

- إذا تم تخصيص ساعتين على سبيل المثال لمجموعة من الأفراد لإنجاز مهمة معينة مقابل 4 ساعات لمجموعة أخرى من الأفراد لإنجاز المهمة ذاتها، فإن المجموعتين تنهيان العمل في حدود الوقت المحدد لها.

3- احترم فارق التوقيت لأعضاء الفريق

- ليس كافيا تحديد مواعيد نهائية لإنجاز العمل، إنما ينبغي مراعاة فارق التوقيت الزمني لأعضاء فريق العمل عن بُعد.

- لتحقيق الاستفادة القصوى من إنتاجية الفريق، يجب استخدام جداول أعمال تكميلية؛ أي من خلال العمل بالتناوب في دورات وفقًا للمنطقة الزمنية لفريق العمل.

- عندما يحين وقت انعقاد الاجتماعات عبر شبكة الإنترنت، يجب اختيار فترة متداخلة يفترض أن يكون الجميع في وقت العمل خلالها بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.

4- تحديد مسار صحيح للعمل المُنجز

- من الممكن أن تدفع المرونة في المواعيد العاملين للكسل والتقاعس.

- فعلى افتراض أن المؤسسة تدفع أجور العاملين على أساس عدد ساعات العمل، ينبغي عليها حينئذٍ وضع نظام لرصد وقت العمل.

- يُعتبر تطبيق "تايم دكتور" نموذجًا جيدًا لإدارة الوقت وتحسين الإنتاجية، فهو يساعد على معرفة وقت بدء وانتهاء العمل، كما يعرض كذلك التطبيقات التي استخدمها الموظفون، والمواقع التي زاروها، وإذا ما كانوا يعملون بجد أم يراسلون أصدقاءهم عبر الدردشة على مواقع التواصل الاجتماعي.

- كما يمكن استخدام تطبيق إدارة المشاريع "بيس كامب" لتتبع التقدم المحرز في المبادرات المهمة.

5- وضع  خطوط اتصال واضحة ومحددة

- لتعزيز الإنتاجية، ينبغي أن يجعل مدير العمل خطوط الاتصال الخاصة به مفتوحة في جميع الأوقات، ويتأكد كذلك من أن الرسائل التي يخاطب بها فريق العمل واضحة جدًا ومحددة وسهلة الفهم.

- لجعل الأمور أفضل، يمكن استخدام تطبيقات دردشة فيديو مثل (سكايب)، والتواصل مع أعضاء الفريق عن طريق تطبيقات المحادثة الجماعية مثل (جوجل هانج آوتس) أو (جو تو ميتنج) من وقت لآخر، فهذا يساعد على قراءة تعبيرات الوجه وتتبع لغة الجسد للعاملين.

- أخيرا، يجب إطلاع أعضاء الفريق بانتظام على العمل المُنجز، ويمكن فعل ذلك باستخدام أدوات توثيق مثل "محرر مستندات جوجل" لزيادة فعالية هذا الأمر.